Все о контрагентах и договорах в «1С:Управлении нашей фирмой»

Если у вас бизнес, значит, у вас есть контрагенты – поставщики, клиенты, партнеры, государственные органы. С ними нужно работать: заключать договоры, контролировать расчеты, следить за сроками обязательств. И если на старте бизнеса это можно делать вручную, то с ростом компании становится понятно, что без автоматизации не обойтись.

Вот тут и приходит на помощь «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Эта программа не просто хранит данные о контрагентах, она помогает выстроить четкую систему:

• информация обо всех клиентах и партнерах в одном месте, удобно отсортирована по категориям;
• каждый договор под контролем, ничего не теряется и не забывается;
• расчеты ведутся автоматически, можно в любой момент посмотреть, кто кому сколько должен;
• система сама напоминает о сроках договоров, счетах, обязательствах.

В этой статье мы разберем, как в «1С:УНФ» работают справочник «Контрагенты» и учет договоров. Покажем, как вести информацию о партнерах, проверять их надежность, создавать шаблоны договоров и автоматизировать документооборот. Будет интересно и полезно!

Справочник «Контрагенты» и его функции

Работа с контрагентами в «1С:УНФ» начинается с справочника «Контрагенты». Это не просто список клиентов и партнеров – это полноценная база данных, в которой хранится вся важная информация: кто этот контрагент, какие у него реквизиты, как с ним связаться и какие у вас с ним финансовые отношения.

Где найти справочник? В зависимости от задач, к нему можно перейти несколькими способами:

• «Компания» → «Все справочники» → «Контрагенты» – общий доступ ко всей базе.
• «Продажи» → «Покупатели» – если работаете с клиентами.
• «Закупки» → «Поставщики» – если ведете учет поставщиков.
• «CRM» → «Покупатели» – если хотите связать контрагентов с CRM-процессами.

В «1С:УНФ» контрагенты в системе делятся на три категории:

• Покупатели – ваши клиенты, которые заказывают товары или услуги.
• Поставщики – те, у кого вы что-то закупаете.
• Прочие – налоговая, банки, государственные органы и другие организации, с которыми нет коммерческих сделок, но есть платежи и документооборот.

Чтобы быстро находить нужных контрагентов, в справочнике есть удобный фильтр по категориям. Достаточно поставить галочку на нужной группе, и в списке останутся только покупатели, поставщики или прочие организации.

Справочник «Контрагенты» – это основа работы с партнерами в «1С:УНФ». В следующем разделе разберем, как добавить нового контрагента и какие данные обязательно нужно заполнить.

Создание карточки контрагента

Добавление нового контрагента в «1С:УНФ» – процесс быстрый, но важный. Именно в карточке хранятся все ключевые данные о партнере, от реквизитов до контактных лиц. Чем точнее заполнена информация, тем меньше ошибок в расчетах и документах.

Как добавить контрагента?

1. Перейдите в справочник «Контрагенты» (через «Компания» → «Все справочники» или через раздел «Продажи» / «Закупки»).
2. Нажмите кнопку «Создать», откроется карточка нового контрагента.
3. В разделе «О контрагенте» выберите тип организации:
• Юридическое лицо – для компаний и предприятий.
• Индивидуальный предприниматель (ИП) – для работы с предпринимателями.
• Физическое лицо – если контрагент не зарегистрирован как бизнес.
• Государственный орган – для работы с госструктурами и фондами.

При выборе типа автоматически меняется набор реквизитов, которые нужно заполнить. Например, у юрлица появятся поля для ОГРН, у ИП – для ОГРНИП, а у физического лица этих полей не будет.

Автоматическое заполнение по ИНН

Заполнять реквизиты вручную не обязательно! Если у вас есть ИНН контрагента, просто нажмите кнопку «Заполнить по ИНН». Если в системе подключен сервис «1С:Контрагент» (он доступен в тарифах «1С:Фреш»), программа сама подтянет данные:

• полное и краткое название организации;
• юридический и фактический адреса;
• ОГРН, КПП, банковские реквизиты.

Это не только удобно, но и снижает риск ошибок, ведь данные берутся из официальных источников.

Основные реквизиты

После заполнения ИНН или вручную внесенных данных нужно проверить и добавить:

• Контактные данные: телефон, e-mail, сайт.
• Юридический и фактический адреса (если отличаются, система учитывает это при печати документов).
• Банковские счета (важно, если с контрагентом идут расчеты по безналу).

Когда карточка заполнена, остается сохранить контрагента, и он появится в справочнике. Теперь его можно использовать в заказах, счетах, договорах и отчетах.

В следующем разделе рассмотрим, как добавить контактные лица и вести историю взаимодействий с контрагентами.

Контактные лица и взаимодействие с контрагентами

Одного названия компании или ФИО контрагента недостаточно для полноценной работы. Важно понимать, с кем именно вести переговоры, кто отвечает за подписание договоров и куда обращаться по вопросам сотрудничества. В «1С:УНФ» это решается через раздел контактных лиц в карточке контрагента.

Как добавить контактное лицо?

1. Откройте карточку контрагента.
2. Перейдите в раздел «Контакты».
3. Нажмите «+Контакт» и заполните основные данные:
• ФИО;
• должность;
• телефон, e-mail, мессенджеры;
• основное контактное лицо (если их несколько, можно назначить главное).

Если контактное лицо уже есть в системе, можно просто выбрать его из выпадающего списка. Это удобно, когда один человек работает сразу в нескольких компаниях (например, бухгалтер ведет несколько ИП или менеджер работает в холдинге).

Автоматическая подстановка подписантов в договорах

В карточке контрагента можно указать подписанта – человека, подпись которого будет автоматически подставляться в договорах. Это избавляет от ручного редактирования документов и снижает вероятность ошибок.

Как это работает:

• В карточке контакта ставим галочку «Использовать как подписанта».
• При формировании договора «1С:УНФ» в шаблон автоматически подставляет ФИО и должность.
• Если ФИО склоняется неправильно, его можно поправить вручную в карточке контакта.

История взаимодействий: звонки, встречи, сделки

В разделе «События» фиксируются все ключевые взаимодействия с контрагентом:

• звонки;
• встречи;
• коммерческие предложения;
• выставленные счета;
• отправленные и подписанные договоры.

Это полезно, когда с клиентом работает несколько сотрудников: каждый видит историю общения, сроки договоренностей и статус текущих задач.

Контактные лица и история взаимодействий помогают вести учет коммуникаций, не терять важных деталей и автоматизировать документооборот. В следующем разделе разберем, как контролировать взаиморасчеты с контрагентами.

Ведение взаиморасчетов с контрагентами

Финансовые отношения с партнерами – основа бизнеса. Важно не просто оформлять заказы и подписывать договоры, но и контролировать оплату, следить за задолженностями и оперативно реагировать на просрочки. В «1С:УНФ» для этого есть удобные инструменты.

Как настраивается аналитика взаиморасчетов?

При создании контрагента можно выбрать, как именно система будет учитывать расчеты:

• По договорам – если с контрагентом подписано несколько соглашений, можно отслеживать оплату по каждому из них.
• По счетам – контроль поступления денег по каждому выставленному счету.
• По заказам – отслеживание платежей по конкретным сделкам.
• По документам – более гибкая настройка, которая учитывает разные типы финансовых операций.

Этот выбор важен, потому что он влияет на отчеты и детализацию взаиморасчетов. Например, если работать по заказам, можно быстро увидеть, какие сделки оплачены, а какие нет.

Как отслеживать задолженности и движение средств?

В карточке контрагента есть несколько ключевых показателей:

• «Должен» – кто кому и сколько должен. Если сумма положительная, контрагент должен вам, если отрицательная – вы ему.
• «Продажи» – общая сумма сделок с контрагентом за все время.
• «Последняя продажа» – дата последней сделки.
• «Последнее событие» – последнее взаимодействие с клиентом (звонок, встреча, отправка документа).

Эти данные помогают быстро оценить текущее состояние расчетов и понять, насколько активен контрагент.

Как проверить надежность партнера?

Перед тем как заключать договор, важно убедиться, что компания платежеспособна и не создает рисков. Для этого в «1С:УНФ» есть два инструмента:

• «Досье» собирает данные из открытых источников, таких как ЮГРИЛ, налоговая база и судебные реестры. Показывает основные сведения о компании.
• «СПАРК.Риски» дает детализированную информацию о контрагенте:
  • наличие долгов и судебных разбирательств;
  • финансовая устойчивость;
  • рейтинг надежности компании.

Эти инструменты помогают избежать проблемных сделок и минимизировать финансовые риски.

Грамотное ведение взаиморасчетов – это не просто удобство, а способ защитить бизнес от потерь. В следующем разделе разберем, как в «1С:УНФ» ведется учет договоров и какие возможности дает система для работы с ними.

«1С:Управление нашей фирмой» – договоры и их классификация

Контроль договоров – одна из самых важных задач бизнеса. Чем больше контрагентов и сделок, тем сложнее уследить за сроками, условиями и обязательствами. «1С:УНФ» решает эту проблему: система помогает вести учет всех договоров, автоматически отслеживает сроки и напоминает, если что-то требует внимания.

Где найти раздел «Договоры»?

Все договоры хранятся в разделе «CRM» → «Договоры». Здесь можно:

• увидеть список всех действующих договоров;
• отфильтровать их по контрагентам, срокам или статусу;
• создать новый договор или отредактировать существующий;
• привязать договор к контрагенту, заказу, счету или другому документу.

Если открыть карточку контрагента, на вкладке «Договоры» будут отображаться только его соглашения. Это удобно, если нужно быстро посмотреть условия работы с конкретным партнером.

Какие виды договоров поддерживает «1С:УНФ»?

Система позволяет работать с разными типами договоров, среди которых:

• С покупателем – договоры на продажу товаров и услуг.
• С поставщиком – соглашения о закупках.
• С комиссионером – если вы работаете по агентской или комиссионной схеме.
• Эквайринг – договоры с банками на прием платежей по картам.
• Доставка – соглашения с логистическими службами, в том числе с возможностью учитывать удержанные суммы за услуги доставки.

При создании нового договора важно выбрать его тип, так как от этого зависит набор доступных полей и логика учета. Например, в договоре эквайринга можно сразу задать процент комиссии, а в комиссионном договоре – условия передачи товаров.

Как привязывать договоры к контрагентам и учитывать сроки?

Каждый договор можно привязать к определенному контрагенту, чтобы в карточке клиента всегда были под рукой все соглашения. Кроме того, можно настроить автоматическое отображение основного договора при работе с контрагентом, чтобы система подставляла его в документы по умолчанию.

Для удобства в договоре указываются:

• Дата заключения и срок действия.
• Ответственный сотрудник, который ведет договор.
• Важные условия (например, предоплата, отсрочка платежа, штрафные санкции).

Если договор носит долгосрочный характер, но нужно отслеживать его этапы, можно использовать функционал «Биллинг», который позволяет выставлять счета по договору с заданной периодичностью.

Как не пропустить окончание срока договора?

«1С:УНФ» умеет автоматически напоминать о приближающихся датах:

• система выделяет договоры, у которых скоро истекает срок;
• можно настроить уведомления для ответственных сотрудников;
• на главной панели в разделе «Договоры» всегда видно, какие соглашения требуют внимания.

Это позволяет избежать ситуаций, когда договор уже закончился, а никто об этом не вспомнил.

Грамотное ведение договоров в «1С:УНФ» помогает избежать хаоса в документах, не забывать о сроках и четко контролировать обязательства по каждой сделке.

В следующем разделе разберем, как упростить работу с договорами с помощью шаблонов и автоматического заполнения данных.

Шаблоны договоров и автоматизация их заполнения

Каждый раз вручную заполнять договор, вставлять реквизиты, проверять данные – это долго и неудобно. В «1С:УНФ» можно автоматизировать этот процесс с помощью шаблонов договоров. Это избавляет от рутинной работы, снижает риск ошибок и ускоряет документооборот.

Какие бывают шаблоны?

В системе можно использовать:

• Стандартные шаблоны – предустановленные форматы договоров, которые можно взять за основу.
• Пользовательские шаблоны свои версии договоров, полностью адаптированные под нужды компании.

Шаблоны договоров хранятся в разделе «CRM» → «Шаблоны КП и договоров». Здесь можно посмотреть доступные шаблоны, создать новые или отредактировать существующие.

Как загрузить свой шаблон договора?

Если в компании уже есть утвержденная форма договора, можно загрузить ее в систему. Поддерживаются форматы:

• .docx (Microsoft Word);
• .odt (Open Office).

Процесс загрузки шаблона:

1. Перейдите в «CRM» → «Шаблоны КП и договоров».
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите назначение шаблона (например, «Договор контрагента»).
4. Укажите название шаблона и загрузите файл с текстом договора.

После загрузки шаблон можно редактировать и настраивать автоматическое заполнение данных.

Автозаполнение реквизитов в договорах

В «1С:УНФ» можно настроить, какие данные будут подставляться автоматически при создании договора. Это избавляет от ручного ввода и снижает вероятность ошибок.

Какие данные можно автоматически вставлять в шаблон:

• ФИО контактного лица;
• название организации;
• ИНН, КПП, ОГРН;
• юридический и фактический адрес;
• банковские реквизиты;
• суммы договора;
• даты заключения и окончания;
• подпись руководителя.

Настроить автозаполнение можно так:

1. Открыть загруженный шаблон.
2. Выбрать, какие реквизиты должны подставляться.
3. Добавить параметры в файл и сохранить изменения.

Склонение ФИО в документах

Одна из полезных функций – автоматическое склонение фамилии, имени и отчества в договоре. Например, если в тексте используется фраза «в лице Иванова Ивана Ивановича», система может автоматически просклонять ФИО в нужный падеж.

Если программа склоняет неправильно, это можно поправить вручную в карточке контактного лица.

Как это упрощает работу?

• Один раз настроили – потом можно просто использовать.
• Меньше ошибок при вводе данных.
• Быстрое создание договоров – в несколько кликов.
• Единообразие документов в компании.

Автоматизация работы с договорами позволяет сократить время на оформление документов и свести к минимуму ручную работу.

В следующем разделе разберем, как контролировать доступ к договорам, защищать их от изменений и отслеживать статус выполнения обязательств.

Контроль и доступ к договорам

Автоматизация договоров в «1С:УНФ» — это не только удобное заполнение шаблонов, но и четкий контроль за документами. Важно, чтобы доступ к ним был строго разграничен, чтобы система отслеживала корректность заполнения, а все договорные обязательства выполнялись в срок.

Разграничение прав доступа

В «1С:УНФ» можно настроить, кто из сотрудников может:

• просматривать договоры;
• редактировать документы;
• подписывать и утверждать соглашения;
• работать с шаблонами договоров.

Права доступа можно настроить для разных ролей:

• Продажи – сотрудники видят договоры с клиентами, но не работают с закупками.
• Закупки – доступ к договорам с поставщиками, без возможности редактирования клиентских контрактов.
• Финансовый отдел – контроль всех договоров и проверка расчетов по ним.

Такая система защищает данные, предотвращает ошибки и делает процессы прозрачными: каждый видит только ту информацию, которая ему нужна.

Контроль корректности заполнения и нумерация договоров

«1С:УНФ» помогает избежать путаницы в документах:

• Система проверяет корректность данных – если в договоре не заполнены ключевые поля (например, сумма, реквизиты контрагента), система выдаст предупреждение.
• Нумерация договоров идет автоматически, без дублирования номеров. Если уже есть договор №100, программа не позволит создать еще один с таким же номером.
• Дата заключения подставляется автоматически, что исключает ошибки при вводе.

Благодаря этим функциям каждый договор оформляется быстро, четко и без хаоса в документах.

Функция «Контроль договоров контрагентов»

В «1С:УНФ» есть инструмент, который позволяет мониторить выполнение договорных обязательств.

Что можно контролировать?

• Сроки исполнения договора – система напоминает, если дата выполнения приближается.
• Стадии исполнения – видно, на каком этапе договор (подписан, в работе, завершен).
• Оплаты – удобно отслеживать, внес ли контрагент оплату по договору.
• Долги и просрочки – программа выделяет проблемные контракты, где есть задолженности.

Благодаря этой системе договоры не зависают без внимания: если что-то нужно продлить, оплатить или уточнить, сотрудники вовремя получают уведомление.

Система:

• Исключает несанкционированный доступ к документам.
• Обеспечивает порядок в договорах и защищает от ошибок.
• Позволяет четко контролировать выполнение обязательств.

Правильная настройка контроля и доступа к договорам – это путь к прозрачности и надежности бизнеса.

В следующем разделе разберем, как договоры в «1С:УНФ» интегрируются с другими процессами и автоматизируют работу компании.

Интеграция договоров с другими разделами «1С:УНФ»

Ведение договоров в «1С:УНФ» не ограничивается их созданием и хранением. Система позволяет автоматически связывать договоры с заказами, счетами, расчетами и CRM, что делает процесс работы с клиентами и поставщиками быстрее и удобнее.

Связь договоров с заказами, счетами и расчетами

Каждый договор в «1С:УНФ» можно привязать к заказам, счетам и оплатам, что упрощает контроль и отчетность.

Как это работает?

• При оформлении заказа клиента можно сразу выбрать договор, по которому идет сделка.
• При выставлении счета система автоматически подставляет реквизиты из договора.
• Взаиморасчеты с контрагентом ведутся в разрезе конкретных договоров, что помогает видеть задолженности и суммы оплат по каждому контракту.

Эта интеграция позволяет быстро отслеживать, какие договоры оплачены, а какие еще в процессе, и исключает необходимость вручную переносить данные из одного документа в другой.

Автоматическое формирование документов

Если в карточке контрагента указан основной договор, система может автоматически подставлять его в счета, заказы и акты.

Что это дает?

• Уменьшается риск ошибок при оформлении документов.
• Снижается время на ручной ввод данных.
• Все документы ведутся по единому стандарту, что облегчает контроль.

При изменении договора в карточке контрагента новые условия автоматически учитываются в будущих документах, что избавляет от необходимости править их вручную.

Использование CRM для ведения договоров

Если компания активно работает с клиентами, важно не просто заключать договоры, но и следить за их исполнением. В этом помогает CRM в «1С:УНФ», где договоры можно связать с:

• сделками и этапами продаж;
• контактными лицами;
• событиями (звонками, встречами, письмами).

Это позволяет видеть полную картину взаимодействия с клиентом:

• кто когда подписал договор;
• какие платежи и отгрузки уже прошли;
• какие действия еще нужно выполнить.

CRM в «1С:УНФ» делает работу с договорами более прозрачной и управляемой, особенно если в компании несколько менеджеров и большой объем сделок:

• Упрощает работу с документами, минимизируя ручные действия.
• Позволяет всегда видеть статус договора и его связь с платежами.
• Улучшает клиентский сервис: менеджеры не теряют детали взаимодействия.

Интеграция договоров с другими процессами делает бизнес-процессы в «1С:УНФ» четкими и логичными.

Как сделать работу с договорами удобной и эффективной

Мы разобрали, как в «1С:УНФ» устроена работа с контрагентами и договорами, какие инструменты доступны и как они упрощают управление бизнес-процессами. Теперь подведем итоги и выделим главные преимущества автоматизации.

Почему стоит вести договоры и контрагентов в «1С:УНФ»?

1. Вся информация в одном месте – больше не нужно искать данные в разных файлах или таблицах. Все реквизиты, контактные лица, договора и взаиморасчеты доступны в карточке контрагента.
2. Автоматизация документооборота – система сама подставляет реквизиты в договора, формирует счета и контролирует оплаты. Это снижает риск ошибок и экономит время.
3. Прозрачный контроль финансовых обязательств – в любой момент можно посмотреть, какие договоры оплачены, где есть задолженность, а какие сделки на стадии завершения.
4. Напоминания о сроках – система отслеживает, когда истекает действие договоров, и помогает не пропустить важные даты.
5. Гибкие настройки доступа – каждый сотрудник видит только те документы, которые ему нужны. Это снижает риск ошибок и защищает важную информацию.

Как использовать систему максимально эффективно?

• Не откладывайте заполнение карточек контрагентов. Чем точнее внесены данные, тем проще работать с документами.
• Используйте шаблоны договоров. Это ускоряет оформление сделок и помогает избежать ошибок.
• Настраивайте аналитику взаиморасчетов. Так проще контролировать финансы и отслеживать, кто кому сколько должен.
• Не забывайте про CRM. Связь договоров с продажами и событиями помогает улучшить взаимодействие с клиентами.
• Проверяйте надежность контрагентов. Инструменты «СПАРК.Риски» и «Досье» помогают избежать работы с проблемными партнерами.

Использование «1С:УНФ» для ведения договоров и учета контрагентов делает процессы четкими, прозрачными и управляемыми. Это снижает риски, ускоряет работу с документами и позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной рутине.