Можно ли работать в «1С:Документооборот» бесплатно? Плюсы и минусы тестового доступа

Когда бизнес начинает расти, документации становится все больше – в 2025 году это могут подтвердить сотни компаний. Счета, договоры, акты, накладные — они постоянно накапливаются, а разрозненные рабочие процессы по обработке документов только усложняют жизнь.

Каждому предпринимателю хочется, чтобы все было под контролем, чтобы ни один документ не потерялся, а задачи не оставались невыполненными. Но как выбрать систему для автоматизации документооборота? Стоит ли сразу платить за нее или есть возможность протестировать?

«1С:Документооборот 8» — один из самых популярных инструментов для решения этой задачи. Вопрос: стоит ли начинать с бесплатной версии?

Что такое «1С:Документооборот»: возможности

«1С:Документооборот 8» — программа, которая автоматизирует все процессы работы с документами: от регистрации и согласования до архивирования и контроля исполнения. Все процессы становятся прозрачными, а управление задачами — более структурированным. Каждый сотрудник понимает, на каком этапе находится тот или иной документ, кто за что отвечает и какие сроки.

Она позволяет наладить не только внутреннюю работу, но и взаимодействие с партнерами и контрагентами. Это особенно важно для бизнеса, который быстро растет и не может себе позволить путаницу с документами.

Перечислим основные возможности, которые открывает софт «1С:Документооборот».

Работа с договорами

С «1С:Документооборот» значительно проще работать с договорами. Программа предлагает удобные шаблоны для их создания, а также инструменты для согласования, подписания и контроля за выполнением обязательств. Все автоматизируется: система отслеживает сроки подписания и автоматически продлевает договоры, если это нужно. Такой подход помогает быстро завершить все процессы, связанные с договорами, и не упустить важные детали.

Управление документами

«1С:Документооборот» есть все, чтобы работать с документами стало проще. Это и шаблоны, и бланки, которые соответствуют стандартам вашей компании, и возможность отслеживать версии каждого документа. Вы будете точно знать, где находятся все бумажные версии, а также сможете сканировать и цифровизировать документы, чтобы не тратить время на их поиски в архивах.

Система помогает полностью автоматизировать процесс от согласования до исполнения, поддерживая дисциплину и точность на всех этапах.

Интеграция с другими программами

Одно из самых больших преимуществ — это легкость интеграции с другими решениями «1С:Предприятие», такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» и многие другие. Это позволяет синхронизировать данные и избежать дублирования информации.

Например, вы можете работать в одной системе с бухгалтерскими документами и кадровыми отчетами, а все изменения будут автоматически отражаться в другой программе.

Работа на любых устройствах

Пользоваться «1С:Документооборот» можно где угодно — на компьютере, планшете или телефоне. Это возможно благодаря бесплатному мобильному приложению и доступу через веб-браузер. Работать не привязываясь к конкретному рабочему месту — важная особенность для современных команд, особенно если они работают удаленно или из разных офисов.

Почтовый клиент

Встроенный почтовый клиент делает работу еще проще. Теперь не нужно переключаться между программами: все письма, связанные с документами, можно обрабатывать прямо в «1С:Документооборот» . Создавать задачи прямо из писем, прикреплять письма к документам или задачам, отправлять документы — все это можно сделать за несколько кликов, не выходя из системы.

Учет проектов

С «1С:Документооборотом» легко вести документацию по проектам, отслеживать переписку и взаимодействовать с участниками на всех этапах. Программа помогает контролировать выполнение задач, предоставляя аналитические данные о прогрессе проектов. Это особенно важно для компаний, где каждый проект требует точного контроля на всех этапах его выполнения.

Учет рабочего времени

Руководитель всегда будет в курсе, на что сотрудники тратят свое рабочее время, благодаря встроенному учету времени. Программа позволяет отслеживать затраты по проектам и видам работ, что помогает эффективно распределять ресурсы и оптимизировать рабочие процессы. Встроенный календарь помогает планировать задачи и контролировать загрузку сотрудников.

Совместная работа

В «1С:Документообороте» предусмотрены функции для удобной совместной работы. Бронируйте помещения для встреч, оповещайте участников, система автоматически синхронизирует события с личными календарями. Вы также можете отслеживать выполнение договоренностей, участвовать в групповых обсуждениях и анализировать эффективность мероприятий с помощью отчетов.

Управление процессами

Программа помогает организовать и оптимизировать рабочие процессы с помощью стандартных и настраиваемых процедур. Вы можете настроить четкую маршрутизацию документов, автоматизировать запуск процессов при определенных событиях.

Это позволяет не только ускорить работу, но и отслеживать, как взаимосвязаны процессы, чтобы поддерживать правильный порядок действий и оценивать эффективность работы сотрудников.

Варианты тестирования «1С:Документооборот»

Есть два варианта, как попробовать «1С:Документооборот» до покупки, и каждый из них подходит для разных целей. Разберем их подробнее.

1. Демоверсия (тестовая база «1С»)

Это классический вариант, предоставляемый фирмой «1С» для ознакомления с программой. Он идеально подойдет, если вам нужно просто изучить интерфейс и посмотреть основные функции системы.

Что важно?

• Данные, введенные в демоверсию, не переносятся в коммерческую лицензию.
• База обнуляется по истечении срока использования, и вы теряете все изменения.
• Нет интеграции с другими продуктами «1С», что ограничивает функционал при тестировании.
• Ограничены объем данных и число пользователей, что не позволяет полноценно протестировать систему в условиях реальной работы компании.

Этот вариант полезен, если ваша цель — понять, как работает программа на базовом уровне, но он не подойдет для более глубокой настройки под бизнес-процессы компании.

2. Тестирование в «1С:Готовое рабочее место»

«1С:ГРМ» — это реальная рабочая база, предоставляемая на тестовый доступ. В отличие от демоверсии, это уже полноценная система, с которой вы можете работать как в реальных условиях, но без обязательства сразу приобретать лицензию.

Ключевые отличия

• Все данные сохраняются. После окончания тестового периода вы продолжаете работать в той же базе, не теряя введенную информацию.
• Никаких дополнительных переносов данных и настроек. Все остается — документы, маршруты, задачи, карточки, настройки.
• Полноценная настройка под компанию: вы можете обкатывать процессы компании, тестировать их в реальных условиях и настраивать систему под нужды вашего бизнеса.
• Возможность протестировать интеграцию с другими системами и работать с несколькими пользователями одновременно.

«1С:ГРМ» — это полноценный запуск системы, но без необходимости сразу делать покупку. Вы получаете все преимущества полноценной работы в системе и можете оценить, насколько она подходит для вашего бизнеса.

Почему стоит протестировать программу заранее

Когда вы думаете о внедрении новой системы в бизнес, всегда возникает вопрос: «А стоит ли?» Все эти затраты на покупку, настройку, обучение сотрудников — немалая сумма, а вы не можете быть уверены, что система полностью оправдает ваши ожидания. Здесь и приходит на помощь бесплатный тестовый доступ.

В «1С:Документооборот» можно бесплатно протестировать все ключевые функции программы в реальных условиях. Что это дает?

• Убедитесь, что программа подходит под ваши процессы. Каждый бизнес уникален. У вас свои требования, особенности и специфические задачи. Тестируя программу, вы сможете на практике понять, насколько она подходит для вашего бизнеса. В течение 30 дней вы можете оценить, как система работает в контексте ваших процессов — от регистрации документов до контроля за выполнением задач.
• Это возможность реально протестировать программу, а не только полагаться на теорию и обещания. Вы увидите, как она помогает ускорить документооборот, упорядочить работу с контрагентами и сделает процессы более прозрачными.
• Экономия времени и ресурсов. Время — это деньги, особенно для владельца бизнеса. И если вы хотите избежать долгих тестов и потери времени на обучение сотрудников новой системе, С помощью тестового доступа вы сразу поймете, насколько быстро можно освоить интерфейс, как быстро устраняются проблемы, и какие задачи можно будет автоматизировать. Если программа не оправдает ожидания, вы не потратите на нее время и ресурсы.
• Минимизация рисков. Неопределенность всегда вызывает опасения. Вы не можете точно знать, как программа поведет себя в реальных условиях, и какие «подводные камни» могут возникнуть при ее внедрении. С помощью тестового доступа вы минимизируете этот риск: за месяц использования вы получаете реальное представление о функционале программы, ее удобстве и том, как она будет интегрироваться в вашу компанию.
• Понимание всех функций и возможностей. «1С:Документооборот» не ограничивает вас в доступе к основным функциям в тестовой версии, давая полную картину возможностей системы. Вы сможете оценить все аспекты: как система управляет документами, как она взаимодействует с другими продуктами, как настраиваются задачи и процессы. Это позволяет вам оценить, насколько все это будет работать для вас, без ограничений.
• Оцените удобство интерфейса. Порой самая очевидная деталь — это интерфейс программы. Вы можете заранее оценить, насколько он интуитивно понятен и подходит вашей команде. Тестовый доступ даст вам возможность протестировать программу на практике и понять, насколько легко работать с ней. Сможет ли ваш офис быстро адаптироваться и перестать тратить время на поиск документов, или потребуются дополнительные обучающие курсы для команды?
• Принятие осознанного решения. 30 дней — достаточный срок, чтобы понять, насколько «1С:Документооборот» отвечает на ваши потребности. Программа поможет вам осознанно принять решение о переходе на полную версию или поиске альтернативы. Вы сможете проанализировать, как система влияет на ускорение рабочих процессов, упрощает документооборот и повышает эффективность.

Советы по переходу на полную версию

Переход с тестового доступа на полную версию «1С:Документооборот» не всегда проходит гладко, и чтобы сделать этот процесс максимально удобным и быстрым, важно заранее подготовиться. Вот несколько советов, которые помогут вам избежать лишних сложностей и сэкономить время.

1. Проверьте скорость работы и структуру папок

Перед переходом на полную версию стоит проверить, как система работает с большим объемом данных, что особенно важно, если ваш бизнес планирует загрузить значительное количество документов сразу после внедрения. Оцените, насколько быстро система загружает документы, как она справляется с поиском и сортировкой, а также с распределением задач и документов по папкам.

Проверьте, как будет выглядеть работа с более крупными объемами данных и как система управляет структурой папок, чтобы избежать путаницы в будущем. Если вы планируете хранить документы по категориям или проектам, убедитесь, что структура папок в полной версии будет удобной и интуитивно понятной.

Однако это имеет смысл только в том случае, если после окончания тестового периода база останется в облаке. Если же она будет разворачиваться на вашей инфраструктуре, то производительность и условия будут полностью зависеть от этой инфраструктуры, а значит, условия во время теста и во время промышленной эксплуатации в таком случае могут не совпадать.

2. Обратитесь за консультацией

Переход на полную версию данной конфигурации может быть сложным, если у вас нет опыта в настройке таких систем. Специалисты ГЭНДАЛЬФ помогут вам правильно настроить софт под ваш бизнес и под актуальные требования законодательства в 2025 году. 

Они помогут адаптировать систему, настроить интеграции с другими программами, настроить доступы и права пользователей, а также подстроить систему под ваши рабочие процессы.