Контролируем в «1С:УНФ»: остатки на складах без Excel и паники

Если склад в системе настроен кое-как, то и вся работа дальше пойдет криво. Запасы будут «висеть» на несуществующих складах, остатки не сойдутся, а любой отчет по движению превратится в набор бесполезных цифр. Поэтому правильная настройка – это не галочка в чек-листе, а фундамент всего товарного учета.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») все начинается с раздела «Компания». Именно там создаются склады – не где-то на отдаленных вкладках, а прямо в ядре бизнес-структуры. Это не случайно: система сразу связывает склад с другими важными разделами – продажами, закупками, доставкой.

Вот что нужно настроить с самого начала

• тип склада – розничный, оптовый, производственный. От этого зависят и правила работы, и схема списания;

• цены – указывается, какие именно цены применяются при продаже и списании;

• ответственные – кому именно передается материальная ответственность;

• адрес – прописывается полный юридический и физический адрес, который потом подставляется в документы.

Без всего этого будет невозможно построить нормальный учет. Например, если забыть указать ответственное лицо, потом не будет понятно, с кого спрашивать при расхождениях. А если не настроить тип цен – можно легко уйти в минус при списании.

Вывод простой: как в «1С:УНФ» склад настроишь – так он и работать будет. Один раз потратить 20 минут на настройку – это лучше, чем потом неделями разбираться, почему остатки не совпадают.

Гибкая структура хранения: как организовать ячейки, чтобы не терять товар

Хаос на складе начинается не тогда, когда пропадает товар, а когда никто не может точно сказать – где он лежит. Один кладовщик помнит, что блендеры стоят на верхней полке третьего стеллажа, другой – уверен, что они в углу у рампы. В итоге – потерянные часы, сбитые сроки, нервные клиенты.

В системе «1С:УНФ» эту проблему можно закрыть через адресное хранение. Это значит, что у каждого товара появляется не просто склад, а конкретное место размещения – полка, ячейка, зона. По сути, система начинает работать как навигатор: покажет, где лежит нужная позиция, сколько ее осталось, и даже как туда быстрее добраться.

Это особенно актуально для ООО, у которых склад хоть чуть больше двух стеллажей. Чем больше ассортимент, тем сложнее держать его в голове. Адресное хранение помогает навести порядок и удержать его в долгосрочной перспективе.

Если склад работает вслепую – ошибки и потери неизбежны. Если по ячейкам – каждая единица под контролем.

Ордерная схема: контроль отгрузок и поставок на новом уровне

Иногда на складе все вроде бы по документам прошло, а физически товар так и не появился. Или наоборот – товар уже выдали, но никаких бумаг еще нет. Такие ситуации бьют по учету, клиентским срокам и доверию внутри команды. Чтобы исключить подобные «разрывы», в «1С:УНФ» есть отдельный механизм – ордерная схема.

Это кажется лишним, пока не сталкиваешься с реальной логистикой.

Например:

• В офис пришел приходный документ, но товар физически будет через два дня – по ордерной схеме можно разделить факт и бумагу, не создавая ложных остатков.

• При продаже менеджер оформил расходную накладную, а на складе потом выдали по ордеру только часть позиций – можно отследить недостачу или факт неполной отгрузки.

• На крупном складе кладовщик работает по бумажному ордеру, не касаясь документации – все фиксируется в системе позже, но прозрачно.

Чтобы включить ордерную схему, достаточно в настройках задать нужный режим. При этом каждый склад или подразделение может работать по своему сценарию: где-то нужно строго в два этапа, а где-то достаточно стандартной схемы.

Особенно эта модель подходит для:

• распределительных центров с большим объемом движения;

• ООО, у которых склад и офис физически разделены;

• компаний с несколькими поставщиками и сложными графиками поставок.

Ордерная схема – это не про усложнение. Это про контроль. Контроль за тем, что действительно поступило, что ушло и что осталось. А значит, меньше пересортов, недостач и нервов у всех участников процесса.

Мобильный склад в телефоне: как работать с товаром без доступа к «1С»

Склад не всегда находится рядом с офисом. А иногда – это вообще не здание, а фургон на выезде, временное помещение или точка на удаленной торговой площадке. И в такие моменты становится понятно: если нет стабильного Интернета или постоянного доступа к компьютеру, стандартные решения не работают. Нужен инструмент, который будет рядом в любой ситуации.

Для таких случаев в «1С:УНФ» есть мобильное приложение – и это не просто «удаленный просмотр», а полноценная рабочая система в телефоне.

Что именно можно делать с помощью мобильных решений

• Принимать поставку и фиксировать, что пришло, прямо на складе, без ожидания доступа к основной системе.

• Собирать заказы – кладовщик видит, что нужно собрать, с какого стеллажа, и сразу же отмечает факт сборки.

• Проверять ценники: с помощью приложения можно на месте сравнить цену на витрине с программной и при необходимости тут же ее откорректировать.

Особенно удобно, что данные из телефона автоматически синхронизируются с основной системой, когда появляется Интернет. То есть если связь пропала – ничего не потеряется, как только соединение вернется, все подтянется.

И главное – это не отдельное приложение от сторонних разработчиков. Это официальный софт, который полностью интегрирован в «1С:УНФ» и работает из коробки.

В 2025 году управлять складом без мобильных решений – все равно что проверять остатки по бумажной ведомости. Работать можно, но очень недолго.

Характеристики товаров: как не плодить дубли и сохранить точность учета

Когда ассортимент большой, начинается настоящий кошмар: футболка белая, футболка синяя, та же футболка – но размер XL, потом та же, но уже с длинным рукавом... Если на каждый такой вариант заводить отдельную карточку, то справочник быстро превращается в свалку. Отчеты путаются, учет становится нечитаемым, а кладовщик вечно не может найти нужную позицию.

В программе «1С:УНФ» с этим вопросом давно разобрались. Вместо того чтобы заводить сотни дублей, можно использовать характеристики номенклатуры. Это значит, что основная карточка остается одна, а все отличия (размер, цвет, фасовка и т. п.) оформляются как отдельные характеристики.

Что это дает?

• Вся информация о товаре – в одном месте, но с детализацией по нужным признакам.

• Продавцы не путаются в позициях, потому что видят четкое разграничение: например, одна и та же модель, но цвет «бордо» и размер «L».

• Отчеты становятся точнее – можно анализировать продажи не просто «майки», а майки синего цвета 50-го размера.

• Упрощается закупка: легко понять, какие именно варианты заканчиваются, а какие лежат мертвым грузом.

Для ООО, у которых ассортимент идет партиями или часто меняются модификации это спасение. Например, при поставках обуви одна и та же модель может иметь 10 размеров. Вести это как 10 отдельных карточек – значит, в какой-то момент начать путаться. А вот с характеристиками – все в одной строке, видно и удобно.

Правильно настроенные характеристики – это не просто порядок в справочнике. Это меньше ошибок, точные остатки и уверенность в том, что нужный товар действительно есть на складе.

Серийный учет и срок годности: когда важна каждая единица товара

Есть такие сферы, где просто знать количество товара на складе – недостаточно. Потому что важен не только сам факт наличия, но и что именно лежит: с каким сроком годности, из какой партии, с каким серийным номером. Один и тот же препарат, произведенный в разное время, может иметь разные условия хранения. Одна и та же пленка – отличаться по плотности в зависимости от рулона. Если этого не учитывать – последствия могут быть серьезными.

Для таких задач в «1С:УНФ» есть полноценный серийный учет, и он продуман до мелочей. Каждый товар может быть привязан к своей серии: указывается дата производства, срок годности, условия хранения. Причем это работает даже в разрезе разных предприятий и складов.

Что дает серийный учет

• можно отследить конкретный товар от поступления до отгрузки – вплоть до упаковки;

• система не даст продать товар с истекающим сроком, если включен контроль;

• в любой момент можно сформировать отчет по остаткам товаров с детализацией по сериям и срокам – чтобы увидеть, где могут возникнуть просрочки;

• есть возможность вести учет товаров, которые поступают в нестандартной форме: отрезами, рулонами, бухтами.

Это критично для пищевых производств, аптек, клиник, косметики, бытовой химии, любых компаний, которые работают с маркированной продукцией. И особенно важно для тех, кто закупает сырье или готовую продукцию у разных поставщиков – без серии невозможно доказать, из какой именно партии была отгружена продукция клиенту, если возникнут претензии.

Кроме того, система позволяет заранее задать срок годности и количество – это не нужно каждый раз вводить вручную.

Серийный учет – это страховка от ошибок, убытков и лишних объяснений перед клиентами.

Импорт под контролем: учет по ГТД без Excel и ручных сводок

Когда дело касается импортных поставок, требования к учету возрастают в разы. Тут важно не просто знать, что товар на складе есть. Нужно понимать, с какой именно партии он пришел, на основании какого документа ввезен, и где сейчас физически находится. А если партия несколько раз перемещалась между складами, без четкого контроля можно легко потерять конец этой цепочки.

Во многих компаниях такую информацию до сих пор ведут вручную. Например, создают таблицы в Excel, отдельно фиксируют номера ГТД, дописывают их в комментарии к документам. Это работает до тех пор, пока объем операций остается небольшим и все держится на одном ответственном человеке. Но стоит только этому сотруднику уйти в отпуск – и начинается лихорадочный пересчет остатков, попытки восстановить историю движения и разборки с поставщиками или контролирующими органами.

В «1С:УНФ» эти риски снимаются благодаря встроенному механизму учета по ГТД. Каждой партии присваивается номер декларации, и вся работа с ней ведется в автоматизированном режиме – от приемки до списания. Информация о ГТД не теряется, не забывается, не зависит от человеческого фактора.

Что это дает?

• можно быстро сформировать отчет по остаткам товаров по каждой ГТД, даже если поставка была год назад;

• в любой момент видно, какие партии уже реализованы, а какие остались на складе;

• при оформлении документов система автоматически подскажет, с какой партии списывать, и не даст перепутать данные;

• есть возможность увидеть полную цепочку движения партии – от таможенной границы до конкретной отгрузки клиенту.

Особенно важно это для предприятий, работающих с контролируемыми категориями продукции: медикаментами, косметикой, пищевыми продуктами, электроникой. Именно по ним чаще всего запрашивают детализацию, особенно при проверках. Но и в любой другой сфере, где важна точность происхождения – этот инструмент просто обязателен.

Автоматизированный учет по ГТД – это не про удобство. Это про то, чтобы завтра не пришлось платить за чужую ошибку.

Складская аналитика: где лежат деньги, и что с ними делать

На складе всегда что-то происходит: поступления, отгрузки, возвраты, перемещения. Но если нет нормальной аналитики – все это превращается в бесконечный поток действий, из которого невозможно извлечь смысл. А ведь именно в этих данных лежат деньги – те, что уже потрачены на закупку, и те, которые можно заработать, если правильно распорядиться запасами.

В «1С:УНФ» есть не просто списки остатков или оборотов. Здесь встроены глубокие отчеты, которые помогают принимать решения. Не интуитивно, а на основе конкретных цифр.

Что можно увидеть в аналитике

• какие товары лежат на складе давно и почти не продаются – это «замороженные» деньги;

• какие позиции «улетают» за пару дней – это повод пересмотреть закупки;

• в каких точках или складах есть разрыв по остаткам – где не хватает, а где залежались;

• какие категории номенклатуры занимают больше всего места, но дают меньше всего прибыли.

Особенно полезен отчет по оборачиваемости запасов. Он показывает, за сколько дней тот или иной товар «разворачивается» – то есть превращается из закупки в выручку. Чем дольше товар лежит, тем выше риск, что он устареет, испортится или морально обесценится. А еще он занимает место, которое можно использовать эффективнее.

И главное – не нужно настраивать сложную BI-систему или выгружать данные вручную. Все уже встроено в «1С:УНФ» и готово к работе.

Если не смотреть в аналитику – можно легко не заметить, как прибыль уходит в пыльные коробки на заднем складе.

Прогнозирование потребностей: что, когда и сколько нужно закупить

Склад, забитый невостребованным товаром, и склад, на котором пустые полки – это две стороны одной ошибки: отсутствия нормального планирования. Когда закупки делаются «по ощущениям», сложно рассчитывать на стабильную прибыль. В лучшем случае придется устраивать распродажи, чтобы освободить место. В худшем – потерять клиентов, потому что им снова «обещали, но не довезли».

В «1С:УНФ» для этого есть конкретный инструмент – расчет потребности в запасах. Он позволяет заранее понять, какие товары нужно закупать, когда и в каком объеме. Без гадания, без многословных совещаний и без просроченных остатков.

Что делает система

• анализирует текущие остатки и сравнивает их с темпами продаж;

• учитывает резервы по заказам, то есть обязательства перед клиентами;

• смотрит на ожидаемые поступления и плановые отгрузки;

• опирается на заданные минимальные и максимальные уровни запаса;

• формирует конкретные предложения – какие позиции, в каком количестве и к какой дате стоит заказать.

Это особенно актуально для предприятий, которые работают с широким ассортиментом, сезонными колебаниями спроса или поставками под акции. В ручном режиме все это отследить практически невозможно.

Вот реальные задачи, которые решает прогнозирование

• не допустить дефицита по ходовым позициям, даже если спрос неожиданно вырос;

• избежать «залежалого товара», который был куплен впрок, но не пошел;

• оптимизировать закупки у поставщиков – за счет более точных объемов и сроков;

• снизить зависимость от форс-мажоров в поставках, действуя на опережение.

По сути, это цифровой помощник, который не просто показывает, что есть, а говорит – что нужно делать. Причем не в виде общей рекомендации, а в виде конкретных цифр и сроков.

Именно такое планирование отличает устойчивый бизнес от того, кто каждую неделю тушит пожары. Потому что хаос в закупках – это всегда следствие отсутствия четкого прогноза.

В 2025 году нельзя себе позволить вести учет в Excel, надеяться на человеческую память и игнорировать автоматизацию. Тем более когда есть готовый софт, встроенный в экосистему «1С:Предприятие 8» – и он уже закрывает большинство задач.

Один грамотный отчет в нужный момент может сэкономить больше, чем весь объем завезенного товара. Главное – знать, где смотреть.