Как выбрать программу «1С»: все, что нужно знать перед покупкой

Бизнес без учета доходов и расходов – это как ехать на машине с закрытыми глазами. Может, и доедете куда-то, но вряд ли далеко. Сначала можно считать все на пальцах, потом перейти на Excel, но рано или поздно придется задуматься о профессиональном инструменте. И тут на сцену выходит «1С» – программное обеспечение, которое уже стало синонимом бухгалтерского учета в России.

Но как выбрать подходящую версию? Давайте разбираться.

Что такое «1С»

Возникал ли когда-либо вопрос о том, что собой представляет система «1С» и почему часто используется добавление слова «Предприятие»?

Многие воспринимают «1С» исключительно как программу для бухгалтерии, и это не удивительно, так как именно эта область стала одной из самых популярных для использования данного ПО. Однако на деле «1С» — это не только бухгалтерия. На протяжении времени разработано более сотни программных решений, которые охватывают не только бухгалтерские задачи, но и более широкий спектр бизнес-процессов.

Основное отличие заключается в том, что существует два типа программ:

1. Универсальные решения, также называемые типовыми конфигурациями — они подходят для разных типов организаций и решают базовые задачи, такие как сдача отчетности, начисление зарплаты, работа с первичной документацией, управление персоналом и взаимодействие с клиентами. Примером является «1С:Управление небольшой фирмой».
2. Специализированные программы или отраслевые решения— эти конфигурации максимально учитывают особенности определенной отрасли. Например, «1С:Предприятие. Салон красоты» разработано для работы именно в сфере красоты, включая специфические нюансы для этой области. Это усовершенствованная версия универсальной программы с отраслевыми доработками.

В то время как универсальные программы подходят для широкого круга организаций, отраслевые решения более точны в учете специфики конкретных секторов. Это позволяет более эффективно решать задачи, характерные именно для этой отрасли.

Немного о версиях «1С»

Наверное, все слышали о программных решениях 1С, но как-то редко обращают внимание на различие между версиями. Например, «Базовая», «ПРОФ» и «КОРП» — что это и зачем нужно? Если этот вопрос не вызывает у вас никакого интереса, тогда можно сразу пропустить этот раздел. Но если вам важно понимать, какие опции у вас есть и что стоит за этими терминами, продолжайте читать.

Базовая версия: просто, но с ограничениями

Если вам нужно что-то простое для старта, то «Базовая версия» — это ваш вариант. Но давайте сразу проясним, что у этой программы есть свои минусы:

1. Одна база — одна фирма. В «Базовой» версии можно вести учет только для одной фирмы. Не получится объединить несколько компаний в одной базе данных — для этого придется заводить новые базы для каждой организации. Да, можно работать с несколькими базами на одном компьютере, но это не самый удобный вариант, когда нужно переключаться между ними.
2. Один пользователь. Программа рассчитана на использование только одним человеком. То есть, если вы хотите, чтобы еще кто-то работал в системе одновременно — забудьте. Вся работа только для одного пользователя. Максимум — если вдруг кто-то сядет за ваш компьютер, он сможет работать вместо вас.
3. Нет доработок. Если вам потребуется изменить функционал программы под себя, этого сделать будет нельзя. В «Базовой версии» вы получаете стандартный функционал, который нельзя адаптировать под специфические требования вашего бизнеса. Например, если ваша база данных разрастется, и программа начнет «тормозить», с этим ничего не поделаешь. Никакие улучшения или доработки, как в более продвинутых версиях, здесь не предусмотрены.
4. Отсутствие многозадачности и скорости. В «Базовой версии» нет возможности работать в клиент-серверном режиме. Это значит, что, если вам нужно работать с большими объемами данных или обеспечивать высокую безопасность и скорость работы, эта версия не подойдет.

Важно

Не забывайте, что использование нелицензионных программ карается законом. Поэтому, чтобы не попасть в эту ловушку, просите продавца «1С» проверить при вас лицензию.

Что делать, если нужно больше возможностей?

Если ваш бизнес развивается и вам необходимы новые возможности, вы можете перейти на версию ПРОФ. Она позволит работать нескольким пользователям одновременно, вести учет по нескольким фирмам в одной базе, а также улучшить безопасность и скорость работы благодаря настройке на сервере. А для крупных организаций идеально подойдет версия КОРП, с ее расширенными возможностями.

Не тратьте время на решение ограничений Базовой версии, когда можно сразу выбрать то, что идеально подойдет для вашего бизнеса. Если возникают вопросы — всегда можно проконсультироваться и выбрать оптимальный вариант для вашей компании.

«1С:Бухгалтерия 8» Базовая – старт для малого бизнеса

Если у вас одна компания, один бухгалтер и никаких сложных схем, то «1С:Бухгалтерия 8» Базовая – ваш выбор. Цена вопроса, как правило, минимальная, лицензия бессрочная, обновления бесплатные. Это как купить велосипед: просто, дешево, но далеко не уедешь.

Помните: базовая версия – это только один пользователь, одна организация и никаких доработок. Как только бизнес начнет расти, придется переходить на что-то более серьезное.

Почему не Excel?

Excel – это как калькулятор с кучей кнопок. Да, он умеет считать, но для бухгалтерии этого мало. Вам нужно учитывать авансы, задолженности, контролировать документы и сроки. Все это «1С» делает автоматически, а в Excel придется вручную красить ячейки и строить формулы.

Время – деньги, и платить бухгалтеру за раскрашивание таблиц – не лучшая идея.

«1С:Бухгалтерия» ПРОФ – для тех, кто вырос

Если у вас уже есть несколько сотрудников, несколько организаций или вы ведете учет в разных филиалах, тогда «1С:Бухгалтерия» ПРОФ станет отличным решением. В отличие от базовой версии, ПРОФ поддерживает работу нескольких пользователей одновременно и дает возможность доработки программы под конкретные нужды. Например, можно настроить особые формы отчетности, добавить дополнительные модули, а также интегрировать программу с другими системами.

Преимущество ПРОФ-версии также в том, что она позволяет подключить к себе систему регулярного обслуживания — 1С:ИТС. Благодаря этому вы можете забыть о необходимости вручную обновлять программу и постоянно следить за изменениями в законодательстве. У 1С:ИТС есть поддержка не только по техническим вопросам, но и консультации по бухучету, что на старте бизнеса может быть очень полезно.

Еще один важный момент: с программой ПРОФ можно использовать дополнительные сервисы, такие как электронный документооборот, отправка отчетности и проверка контрагентов, что значительно упрощает бухгалтерский процесс. А если оформите договор сопровождения сразу после покупки, вы получите скидку, что сэкономит вам деньги на старте.

Зарплата: когда сотрудников больше, чем пальцев на руках

Когда в вашем штате появляется больше сотрудников, вам нужно будет не только учитывать их зарплату, но и заниматься расчетами по больничным, отпускным, страховым взносам и налогам. Все это можно решить с помощью программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», которая интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8».

Если у вас менее 10 сотрудников, то базовая версия «Зарплаты» подойдет, но если штат растет, лучше перейти на ПРОФ или КОРП. Эти версии помогут автоматизировать все процессы, связанные с расчетами, а также будут учитывать изменения в законодательстве.

Торговля: от розницы до опта

Если ваш бизнес связан с торговлей, то в арсенале у «1С» есть несколько решений, специально заточенных под торговые компании:

• «1С:Розница 8» — для небольших розничных магазинов.
• «1С:Управление торговлей 8» — для более крупных бизнесов, которые нуждаются в аналитике, контроле за движением товара и улучшении взаимоотношений с клиентами.

Эти программы можно использовать совместно, а также в паре с «1С:Бухгалтерия 8» для комплексного учета.

Также есть решения для интернет-магазинов, таких как «1С:Управление нашей фирмой». Эта программа предоставляет все инструменты для управления продажами, закупками, складом, производством, а также для учета финансов и расчета зарплаты. Если ваш бизнес многогранный, это решение будет отличным выбором.

«1С:Комплексная автоматизация» и ERP – для больших игроков

Если вы занимаетесь производством, то вам подойдут решения вроде «1С:Комплексная автоматизация». Эта версия программы подходит для крупных компаний, которым нужно управлять не только торговлей, но и всем циклом производства, от закупки материалов до выпуска готовой продукции. Она также включает в себя бухгалтерский и налоговый учет, а значит, вам не нужно будет дополнительно искать другие решения для этих задач.

А если ваш бизнес — это крупное производство, стоит обратить внимание на 1С:ERP. Это комплексное решение для автоматизации планирования, управления запасами и продажами на производстве. Система позволит вам создавать эффективные процессы и отслеживать результаты в режиме реального времени.

Облака и удаленка: работа из любой точки мира

Если вашему бизнесу нужна гибкость, «1С» предлагает решения для работы в облаке, такие как:

• «1С:Фреш» — для работы через интернет с доступом ко многим конфигурациям.
• «1С:Готовое рабочее место» — аренда программы с возможностью доработки.

Эти решения позволяют работать с программой через интернет, а значит, вам не нужно будет покупать дорогостоящее оборудование или заботиться о резервном копировании данных. Оплата за такие решения производится по подписке, и они идеально подходят для компаний с удаленными сотрудниками.

Полный список конфигураций для работы в облаке представлены в таблице ниже.

Что еще нужно, помимо «1С» – 1С:ИТС

Когда организация начинает активно работать с программами «1С», зачастую возникает один и тот же вопрос: что делать, если что-то пошло не так? Система может неожиданно выйти из строя в самый неподходящий момент, и тогда все бизнес-процессы могут быть приостановлены. Ведь каждый сбой в работе программы, будь то ошибка в расчетах или просто зависание системы, сразу влияет на выполнение ежедневных операций: отгрузку товаров, подготовку отчетности, выполнение платежей и другие важные процессы.

Чтобы избежать этих ситуаций, важно иметь под рукой не только саму программу, но и комплексное сопровождение «1С». Это то, что гарантирует стабильную работу и своевременное решение любых возникающих проблем.

Что такое сопровождение «1С»

Сопровождение программ «1С» — это информационно-технологическая поддержка, которая помогает бухгалтерам и руководителям упростить работу с программой, решать возникающие проблемы и подключать полезные сервисы. Сопровождение «1С» основано на едином стандарте, который обеспечивает качество работы программы, регулярные обновления и поддержку.

Сопровождение позволяет получать регулярную поддержку от специалистов, которые будут проверять работоспособность вашей программы как удаленно, так и выездом на место. Это избавит от необходимости срочно искать кого-то, кто решит проблему, а также обеспечит бесперебойную работу вашей компании.

Кроме того, благодаря сопровождению «1С» вы всегда будете уверены, что формы ваших документов и отчетов соответствуют актуальному законодательству, ведь программа будет регулярно обновляться и адаптироваться к изменениям в законодательных требованиях.

Как выбрать франчайзи для подбора программы и сопровождения

Когда речь идет о «1С», выбор партнера — это не просто формальность. Ошибки, конечно, случаются, но, когда бизнес завязан на оптимизации процессов через «1С», важно минимизировать риски. На кону не только деньги, но и ваше время, нервы и, если хотите, развитие бизнеса. Не стоит гнаться за дешевизной, если цена выглядит подозрительно низкой. Внимательно изучите ваших потенциальных партнеров.

Программа сама по себе — это только половина дела. Не менее важен процесс ее дальнейшей эксплуатации. Ведь просто установить ПО недостаточно. Требуется, чтобы программа корректно работала в рамках вашего бизнеса, и для этого нужно обладать определенными навыками. Не обязательно разбираться во всех технических деталях — для этого и есть специалисты. Вы можете довериться профессионалам, которые регулярно повышают свою квалификацию. И обратите внимание на статус компании — это важный показатель.

Почему стоит выбрать ГЭНДАЛЬФ?

ГЭНДАЛЬФ работает на рынке с 1993 года и представлен в 15 городах. Мы занимаем 4-е место среди 7 000 партнеров «1С» в России и лидируем в ЮФО по автоматизации на базе «1С» и продажам «1С-Битрикс».

Более 23 000 клиентов, включая крупные аэропорты, МЧС и ПФР, уже выбрали нас. Почему? Потому что мы не только помогаем автоматизировать учет, но и предоставляем полный сервис: от продаж и обучения до сопровождения, закупки оборудования и создания сайтов.

Наша цель — помочь вашему бизнесу расти и становиться эффективнее. 31 год опыта говорит сам за себя: с нами ваш бизнес будет работать четко, быстро и прибыльно.

Подведем итог: что важно запомнить при покупке «1С»

Перед покупкой «1С» важно понять, какие задачи вы хотите автоматизировать, сколько сотрудников будет работать с программой, сколько организаций вы хотите учесть, и нужно ли вам дополнительное сопровождение. На основе этих данных вы сможете выбрать правильную версию программы и избежать лишних трат на функционал, который вам не нужен.

В любом случае, покупка «1С» — это шаг в будущее вашего бизнеса. Помните, что чем быстрее вы автоматизируете процессы, тем быстрее ваш бизнес будет расти и развиваться.