Как интеграции в «1С:УАТ» делают управление автопарком проще и дешевле

Управление автопарком — это работа с сотнями операций в день. Каждая поездка связана с топливом, возможными штрафами, парковками, данными мониторинга. Если собирать эти сведения вручную, сотрудники тратят часы, а в учете появляются ошибки и пробелы.

Решение — соединить программу учета с теми сервисами, где данные уже есть. Программа «1С»:Управление автотранспортом («1С:УАТ») может автоматически получать информацию из внешних источников и аккуратно раскладывать ее по нужным документам и отчетам. Это не просто удобно — это прямой способ снизить затраты и повысить контроль.

Рассмотрим по порядку, с какими сервисами предусмотрена интеграция и какой эффект она дает.

Для начала: что такое «1С:Управление автотранспортом» («1С:УАТ»)?

Когда в компании больше десятка машин, управлять ими вручную или в таблицах становится сложно и дорого. Возникают ошибки, перерасход топлива, срываются заказы.

«1С:Управление автотранспортом» — это программа, которая помогает организовать работу всего автопарка в одной системе. Она подходит для логистов, диспетчеров, механиков, руководителей и бухгалтерии.

Что можно делать в программе:

• Учитывать заказы. Видеть все заявки на перевозку, их статус и прибыльность.
• Работать с путевыми листами. Создавать и заполнять их. Фактический пробег и расход топлива можно загрузить автоматически.
• Контролировать топливо. Учитывать заправки, выдачу и возврат топлива, работать с топливными картами.
• Следить за ремонтами. Фиксировать заявки на ремонт, учитывать движение шин и аккумуляторов.
• Учитывать ДТП и штрафы. Вести историю происшествий и штрафов по водителям.
• Анализировать финансы. Видеть доходы и расходы по каждой машине, формировать отчеты о прибыли и затратах.
• Настраивать обмен данными с типовыми решениями «1С». Программа поддерживает прямой обмен данными через стандартный и надежный формат EnterpriseData со всеми основными типовыми конфигурациями «1С»: «1C:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1C:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом».

Для удобства в программе есть специальные рабочие места для логиста, диспетчера, механика и планировщика.

Автоматический учет и оплата штрафов

Штрафы ГИБДД приходят с задержкой. Водитель может не сообщить, бухгалтер — не уследить. Просрочка ведет к увеличению суммы, а поиск данных по каждому автомобилю отнимает время.

Программа подключается к специализированным сервисам, например, «Штрафов НЕТ». С заданной периодичностью она проверяет наличие новых штрафов по всем транспортным средствам компании. Найденная информация автоматически загружается в базу «1С» и создает документ «Штраф».

Детали процесса

• В документе сразу отображается состояние штрафа (оплачен или нет).

• Прикрепляются фотографии нарушения с камер.

• Указываются точные реквизиты для оплаты.

• После оплаты через банк статус штрафа можно обновить.

Что это дает на практике?

• Сокращение времени. Менеджер видит все штрафы в одном месте. Не нужно проверять разные сайты и сводить данные.

• Экономия денег. Исключаются просрочки и дополнительные комиссии.

• Полнота учета. Каждый штраф закреплен за конкретным автомобилем, что упрощает внутренний контроль и списание затрат.

Итог: учет штрафов превращается из ежемесячной головной боли в автоматический фоновый процесс.

Прозрачный учет расходов на парковку

В крупных городах парковка — регулярная и часто хаотичная статья расходов. Водители платят наличными или картами, чеки теряются, суммы со временем забываются. Контролировать эти траты сложно.

«1С:УАТ» интегрируется с парковочными системами, такими как «Паркоматика». Данные о каждой парковочной сессии (место, время, стоимость) автоматически передаются в программу.

Детали процесса

• На каждую сессию в «1С» создается документ «Парковка».

• Информация включает точные таймстампы начала и окончания стоянки.

• Затраты автоматически распределяются по статьям учета и центрам финансовой ответственности.

Что это дает на практике?

• Полный контроль. Финансовый отдел видит все парковочные расходы в разрезе автомобилей, водителей или отделов.

• Упрощение отчетности. Не нужно собирать и проверять бумажные чеки.

• Анализ затрат. Можно выявить неэффективные маршруты или привычки водителей, ведущие к лишним тратам на парковку.

Итог: расходы на парковку перестают быть «серой зоной» и становятся управляемым параметром.

Учет платных дорог без ручного ввода

Для компаний с грузовым транспортом система «Платон» — существенная статья расходов. Данные из личного кабинета «Платона» — это просто списки операций, которые кто-то должен вручную разнести по поездкам и автомобилям.

Программа загружает стандартные отчеты из системы «Платон» — «Выписку операций» и «Логистический отчет». На основе этих данных в «1С» автоматически формируются документы для учета затрат.

Детали процесса

• Загруженные данные сопоставляются с данными о рейсах и автомобилях в «1С».

• Формируется документ «Прочие доходы и расходы» для отражения затрат в бухгалтерии.

• Доступен отчет «Рейтинг затрат на Платон» для анализа.

Что это дает на практике?

• Точность. Исключаются ошибки ручного переноса чисел.

• Экономия времени. Бухгалтерия получает готовые к учету документы.

• Аналитика. Появляется возможность анализировать, какие маршруты или типы грузов наиболее затратны по дорожным сборам.

Итог: затраты на «Платон» интегрируются в общую финансовую картину компании без дополнительных усилий.

Контроль топлива: от заправки до отчета

Топливо — главный ресурс и основная статья затрат. Нецелевое использование, заправки «налево», неучтенные сливы — риски, которые съедают прибыль.

«1С:УАТ» подключается к личным кабинетам топливных компаний и процессинговым центрам (например, «Газпромнефть», «Лукойл ЛИКАРД», «Роснефть»). Все операции по топливным картам автоматически загружаются в систему.

Детали процесса

• Управление картами: Блокировка, установка лимитов, смена ПИН-кодов возможны прямо из интерфейса «1С».

• Автоматическое создание заправок: На основании данных с карты в учете создается документ «Заправка ГСМ».

• Сверка: Система позволяет мгновенно сопоставить электронные данные о заправке с бумажным чеком, который предоставляет водитель.

• Контроль: Видны все параметры: АЗС, дата, время, объем, цена, остаток на карте.

Что это дает на практике?

• Прозрачность. Руководитель видит полную картину расхода топлива по автопарку.

• Снижение затрат. Резко усложняется возможность нецелевого использования топлива.

• Упрощение работы водителя. Не нужно хранить и сдавать горы чеков, достаточно предъявить один для сверки.

• Точная аналитика. Расход топлива рассчитывается не по нормативам, а по фактическим данным, что важно для калькуляции себестоимости перевозок.

Итог: топливо перестает быть главной статьей неконтролируемых потерь и становится управляемым ресурсом.

Мобильное приложение для водителя: все задачи в смартфоне

Водитель в пути — это сотрудник вне офиса. Ему нужны документы, нужно оперативно сообщать о проблемах и передавать информацию. Бумажные маршрутные листы теряются, звонки диспетчеру занимают время у обеих сторон.

Мобильное приложение «Водитель УАТ» — это часть экосистемы. Оно связывает водителя напрямую с базой данных «1С» компании.

Детали процесса

• Электронные документы. Водитель получает задание и маршрутный лист в приложении. Заполняет и сдает электронный путевой лист.

• Обратная связь. Оформляет заявку на ремонт, отправляет фото повреждений прямо из гаража.

• Документооборот. Сканирует и отправляет через приложение товарно-транспортные накладные, акты, чеки.

• Коммуникация. Обменивается сообщениями с диспетчером, использует кнопку SOS в нештатной ситуации.

• Навигация. Встроенный навигатор помогает следовать по маршруту. Также поддерживается передача данных о местоположении.

Что это дает на практике?

• Скорость. Диспетчер видит статус задания в реальном времени, не тратя время на звонки.

• Порядок с документами. Все первичные документы от водителя сразу попадают в цифровой архив компании.

• Безопасность. Кнопка SOS и связь с диспетчером повышают безопасность водителя.

• Удобство. Водителю не нужно вести отдельные бумажные журналы, все находится в одном приложении.

Итог: водитель из удаленного сотрудника превращается в подключенного участника бизнес-процессов компании.

Спутниковый мониторинг: данные для анализа, а не просто «точка на карте»

Наличие GPS-трекера в машине — уже стандарт. Но часто данные с него живут отдельно: диспетчер смотрит на карту в одном окне, а учет ведет в другом. Нужно, чтобы данные мониторинга напрямую влияли на учет и анализ.

«1С:УАТ» напрямую интегрируется с системами спутникового мониторинга (Wialon, «СКАУТ», Omnicomm и др.). Данные о местоположении, пробеге, расходе топлива с датчиков, событиях (резкое торможение, перегрев, простой) передаются в программу.

Детали процесса

• Автозаполнение путевых листов. Пробег и моточасы автоматически подставляются в документ из данных спутникового мониторинга.

• Контроль в реальном времени. В специальном рабочем месте «Контроль перевозок» движение транспорта отображается на карте Яндекс.

• Загрузка событий. Все нарушения и события (SOS, выход за геозону) фиксируются в системе.

• План-фактный анализ. Фактический маршрут и показатели сравниваются с плановыми.

• Импорт данных. Поддерживается загрузка информации даже из нестандартных систем мониторинга через файлы открытого формата.

Что это дает на практике?

• Объективная картина. Пробег и расход топлива учитываются не со слов водителя, а по объективным данным.

• Повышение безопасности. Анализ стиля вождения (резкие ускорения, торможения) помогает проводить инструктажи.

• Оптимизация маршрутов. Видно, где транспорт простаивает или где возникают регулярные задержки.

• Профилактика поломок. Контроль рабочих параметров двигателя помогает планировать обслуживание.

Итог: интеграция с системами спутникового мониторинга превращает поток сырых GPS-данных в мощный инструмент для повышения эффективности и безопасности перевозок.

Биржа перевозок: поиск заказов и транспорта без переключения окон

Для логистических и транспортных компаний ключевой вопрос — загрузка. Искать клиентов или свободные машины на сторонних биржах, а затем вручную переносить данные в учетную систему — неэффективно.

В версии «1С:ТЛЭ КОРП» реализована интеграция с биржей грузоперевозок «АТИ». Это позволяет работать с площадкой напрямую из интерфейса знакомой программы.

Детали процесса

• Публикация грузов. Заявку на перевозку, созданную в «1С», можно одним кликом разместить на бирже.

• Работа с предложениями. Отклики и встречные предложения от перевозчиков приходят и обрабатываются в системе.

• Заключение сделок. Возможно подтверждение «безоговорочных» сделок, что ускоряет процесс.

Что это дает на практике?

• Экономия времени. Не нужно дублировать информацию на разных площадках.

• Ускорение сделок. Процесс поиска контрагента и фиксации договоренностей происходит быстрее.

• Централизация данных. Вся история взаимодействия с клиентами и перевозчиками с биржи хранится в учетной системе.

Итог: логистическая биржа становится естественным расширением системы учета, помогая быстрее находить заказы и оптимизировать загрузку автопарка.

Как собрать свою идеальную экосистему

Отдельно программа учета, отдельно GPS-треки, отдельно чеки за топливо и парковки — такой подход создает информационный хаос и скрытые потери. Интеграция решает эту проблему, создавая целостную цифровую среду для управления автопарком.

Ключевые выгоды

1. Сквозная автоматизация. Данные из внешних сервисов автоматически попадают в учет, экономя десятки рабочих часов.

2. Повышение точности. Исключаются ошибки ручного ввода и «человеческий фактор».

3. Глубокий контроль. Руководитель получает полную, достоверную и актуальную картину по всем аспектам работы транспорта.

4. Обоснованная аналитика. Решения по оптимизации маршрутов, списанию техники, мотивации водителей принимаются на основе точных чисел.

5. Масштабируемость. Начать можно с одного-двух самых болезненных направлений (например, топливо+штрафы), а затем постепенно подключать новые сервисы по мере роста бизнеса.

Для современного предприятия управление автопарком — это не вопрос выбора отдельной программы, а вопрос выбора экосистемы.«1С:УАТ» с ее широкими возможностями интеграции как раз и предлагает такую экосистему, где все данные работают вместе на достижение общих бизнес-целей: снижение затрат, повышение эффективности и управляемости.