Гид по «1С»: как выбрать правильную программу и внедрить ее

Еще тридцать лет назад бухгалтеры были прикованы к счетам, калькуляторам и бесконечным ведомостям. Ведение учета отнимало часы, а малейшая ошибка могла обернуться перерасчетами, штрафами и потерянным временем. Ситуация кардинально изменилась в 1991 году, когда появилась первая версия «1С:Предприятие».

Это была настоящая революция. Впервые бухгалтеры получили в свое распоряжение инструмент, который мог взять на себя рутинную работу: считать налоги, формировать отчеты, контролировать учет товаров и проводить расчеты с контрагентами.

Сегодня 95% российских компаний используют программы «1С». Это не просто бухгалтерия, это полноценная система управления бизнесом. Без нее сложно вести учет, контролировать финансы, анализировать продажи и управлять персоналом. Программа «1С» стала незаменимым инструментом, без которого невозможно представить работу современного предприятия.

Что такое «1С» и как она работает?

Если раньше «1С» ассоциировалась только с бухгалтерским учетом, то сейчас это целая экосистема программных решений. Все программы работают на технологической платформе «1С:Предприятие». Это своеобразный фундамент, на котором строятся различные прикладные решения: бухгалтерия, управление торговлей, расчет зарплаты, складской учет, CRM и ERP-системы.

Фирма ««1С»» постоянно развивает свою платформу, адаптируя ее под изменения в законодательстве, требования бизнеса и технологические новинки. Программы становятся все удобнее, функциональнее, а главное – доступнее для любой компании, независимо от ее размера.

Выбираем программу «1С» правильно

Когда бизнес только начинает автоматизировать учет, перед владельцем встает вопрос: какая программа «1С» подойдет именно мне? Выбор зависит от множества факторов – размера компании, количества пользователей, системы налогообложения и типа бизнеса.

Самое простое решение – «1С:Бухгалтерия» 8 Базовая версия. Она рассчитана на малый бизнес, где учет ведет один человек и не требуется работа в сети. Это недорогая, но при этом мощная программа, которая позволяет вести бухучет одной организации и формировать отчетность.

Лицензия бессрочная, а все обновления для программы предоставляются бесплатно.

Но если бизнес растет, базовой версии может не хватить. У нее есть несколько ограничений.

• Можно работать только на одном компьютере.

• В одной базе может вестись учет только одной организации.

• Нельзя дорабатывать программу под свои нужды.

Как только потребности бизнеса выходят за эти рамки, стоит рассмотреть версии ПРОФ и КОРП.

• Базовая версия – для ИП и небольших компаний, где учет ведет один человек.

• ПРОФ – для предприятий, которым нужно вести учет сразу по нескольким организациям и работать в сети.

• КОРП – для крупных компаний с разветвленной структурой, филиалами и сложным документооборотом.

Преимущество версии ПРОФ в том, что ее можно дорабатывать: изменять формы отчетов, подстраивать под учетные особенности компании, а также работать в сети с несколькими пользователями одновременно.

Например, если в компании несколько подразделений и учет ведется отдельно по каждому, «1С:Бухгалтерия» ПРОФ позволит объединить все данные в одну базу.

Почему Excel – это не альтернатива «1С»?

Многие предприниматели на старте ведут учет в Excel, полагая, что это проще и дешевле. Однако Excel подходит только для самых простых задач.

• Во-первых, таблицы требуют ручного заполнения, что увеличивает вероятность ошибок. Если где-то случайно стереть формулу или допустить опечатку, можно получить искаженную отчетность, а это грозит штрафами от налоговой.

• Во-вторых, Excel не умеет автоматически рассчитывать налоги, формировать бухгалтерские проводки и проверять взаиморасчеты с контрагентами. Например, если у вас несколько поставщиков и покупателей, в «1С» все задолженности будут учтены автоматически, а в Excel придется все считать вручную.

• В-третьих, «1С» синхронизируется с банками, налоговой и другими государственными сервисами, а Excel – нет. Если вы работаете в «1С», вам не придется вручную заносить платежи, сверять суммы и заполнять отчеты для ФНС.

Что делать, если у вас не только бухгалтерия, но и сотрудники?

Когда в компании появляются сотрудники, помимо бухгалтерского учета возникает новая задача – расчет зарплаты.

В «1С:Бухгалтерия» 8» есть встроенный модуль расчета зарплаты, но он очень ограниченный. Например, он подойдет, если у вас в штате до 10 человек, и их зарплата не меняется от месяца к месяцу.

Но если сотрудников больше, если есть сложные схемы мотивации, надбавки, премии, отпускные, больничные, страховые взносы – лучше сразу использовать «1С:Зарплата и управление персоналом».

В чем преимущества «1С:ЗУП»?

• Автоматический расчет зарплаты с учетом всех налогов и страховых взносов.

• Учет отпусков, больничных, премий и других начислений.

• Формирование отчетности для ФНС, ПФР и ФСС.

• Ведение кадрового учета и табелей рабочего времени.

«1С:ЗУП», как и бухгалтерия, бывает в версиях Базовая, ПРОФ и КОРП. Если у вас одна организация и один бухгалтер, подойдет Базовая. Если в компании несколько филиалов или расчет зарплаты ведут разные сотрудники, выбирайте ПРОФ.

Автоматизация торговли: какую программу выбрать?

Если ваш бизнес связан с продажами, вам нужна программа, которая поможет управлять торговлей, складом и закупками.

Здесь есть два популярных решения:

1. «1С:Розница» – программа для небольших магазинов. Она позволяет вести учет товаров, работать с кассами, печатать чеки, настраивать скидки и акции.

2. ««1С»:Управление торговлей» – более мощное решение для оптовых компаний, маркетплейсов, сетевых магазинов. Программа контролирует складские остатки, отслеживает движение товаров между точками продаж, анализирует продажи и закупки.

Эти программы могут работать в связке с «1С»:Бухгалтерией». Например, в «Управлении торговлей» вы регистрируете продажу, а в бухгалтерии сразу формируется проводка на поступление денег.

Что делать, если у вас не только торговля, но и производство?

В этом случае лучше всего подойдет «1С:Управление нашей фирмой». Это комплексное решение, которое объединяет в себе:

• Учет продаж, закупок, склада.

• Финансовый учет и бюджетирование.

• Производственный учет и расчет себестоимости.

• Зарплату и управление персоналом.

• CRM – управление клиентами и сделками.

«1С:УНФ» – это универсальное решение для малого и среднего бизнеса, которое позволяет контролировать все процессы в одной системе.

А если нужна полная автоматизация всего бизнеса?

Для крупных предприятий и холдингов есть ««1С»:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP.

• «1С:Комплексная автоматизация» помогает управлять производством, финансами, закупками, продажами, складами и персоналом.

• 1С:ERP – это уже полноценная система управления ресурсами предприятия, которая охватывает все бизнес-процессы: от производства и логистики до стратегического планирования.

Эти решения «1С» особенно полезны, если компания ведет большой документооборот, управляет крупными складами и производственными мощностями.

Можно ли работать в «1С» удаленно?

Современные технологии позволяют работать в «1С» через Интернет. Это удобно, если сотрудники работают удаленно или если вы хотите избавиться от необходимости устанавливать программу на каждый компьютер. Какие есть варианты?

• «1С:Фреш» – это облачная версия программы, где можно работать через интернет без установки на компьютер. Это удобно, если у вас удаленные сотрудники или вы не хотите заморачиваться с настройкой серверов.

• «1С:Готовое рабочее место» – это аренда «1С», где вы платите за доступ к программе без необходимости покупать лицензию. Это вариант для компаний, которым нужно гибкое решение без крупных вложений.

Вывод: какую «1С» выбрать?

• Если вам нужна простая бухгалтерия – «1С:Бухгалтерия» Базовая.

• Если вы растете и нужно больше возможностей – «1С:Бухгалтерия» ПРОФ.

• Если в компании есть сотрудники – «1С:ЗУП».

• Если у вас магазин – «1С:Розница».

• Если занимаетесь оптовыми продажами – «1С:Управление торговлей».

• Если бизнес связан с производством, услугами, торговлей одновременно – «1С:УНФ».

• Если вам нужна полная автоматизация бизнеса – 1С:ERP.

Установка «1С» vs. Внедрение: в чем разница и что вам нужно?

Если вам просто нужно поставить программу на компьютер, то достаточно установки. Купили «1С:Бухгалтерию», нажали «Далее», ввели данные – готово. Это отлично подходит для небольших компаний, которым нужна стандартная бухгалтерия без сложных доработок.

Но если вам нужно автоматизировать не только бухучет, но и склад, управленческий учет, работу с клиентами, а сотрудники будут активно работать в программе, тогда одной установки мало – требуется внедрение.

1. Под вас, а не наоборот – программа настраивается под конкретные бизнес-процессы, а не наоборот.

2. Работа становится проще – автоматизируются только нужные процессы, никакого лишнего функционала.

3. Этапы внедрения – сначала изучаются процессы компании, затем разрабатываются макеты, создается система, обучаются сотрудники.

4. Команда специалистов – в работе участвуют не только программисты, но и бизнес-аналитики, консультанты, методисты.

5. Дороже, но эффективнее – внедрение стоит больше, чем простая установка, но оно окупается за счет экономии времени и снижения ошибок.

Если вам нужна программа «на завтра», то установка – ваш вариант. Если же вы хотите, чтобы учетная система действительно помогала бизнесу, тогда без полноценного внедрения не обойтись.

Подведем итог

Без «1С» сегодня сложно представить бухгалтерию. Это не просто программа для ведения учета – это полноценный инструмент для управления бизнесом. Если ваш бизнес растет, вам нужна автоматизация.

Если вы хотите упростить работу с отчетностью, контролировать финансы, управлять торговлей и персоналом – выбирайте «1С». Это проверенное временем решение, которое поможет вашему бизнесу работать эффективнее.