Производственный учет – это та еще головная боль, ведь он требует постоянного контроля и максимальной точности. Неправильные расчеты могут легко привести к потерям – от огромных убытков до сорванных заказов и даже падения репутации компании.
Вот почему требования к программам, которые отвечают за учет и управление производством, всегда высокие. Чего от них ждут?
- Гибкость. Каждый производственный процесс уникален, даже если в целом они кажутся похожими.
- Точность. Алгоритмы программы должны работать без сбоев, чтобы все расчеты были корректными.
- Управляемость. Важно не просто фиксировать то, что уже произошло, но и уметь планировать будущее, чтобы производство шло как часы и заказы выполнялись вовремя.
- Прозрачность. Любые данные должны быть понятными и легко объясняемыми.
Для разработчиков рынок софта для автоматизации производства - это тоже лакомый кусок. Проекты по внедрению программ для предприятий часто оказываются самыми дорогими и продолжительными.
Раньше в России использовались как отечественные, так и западные системы автоматизации. Но недавние события, когда западные игроки покинули наш рынок, заставили компании активнее присматриваться к отечественным решениям, в числе которых лидирующую позицию занимают продукты «1С».
Давайте разберемся, как «1С:ERP Управление предприятием» помогает организовать производственный учет.
Какие решения «1С» поддерживают функции производственного учета
Производственный учет в программах «1С» доступен не только в специализированных решениях, но и в нескольких ключевых продуктах, которые обеспечивают полный контроль над процессами. Мы выделим три главных программы, где этот учет реализован на высоком уровне: «1С:MES Оперативное управление производством», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием».
«1С:MES Оперативное управление производством». Эта программа построена на тех же принципах, что и другие продукты «1С», но акцентируется на планировании и контроле производства. Она относится к классу MES-систем (системы управления производственными процессами) и позволяет гибко составлять оперативные планы с учетом текущей ситуации на производстве и заданных параметров. Программа также легко интегрируется с 1С:ERP, что дает возможность распределить задачи между ними: экономические расчеты и регламентированный учет – в 1С:ERP, а управление производством и пооперационная оптимизация – в 1С:MES.
«1С:Комплексная автоматизация». Если необходимо автоматизировать производственный учет, то эта программа вполне подойдет. Она фиксирует все факты производственных процессов, но не включает функции пооперационного планирования и управления заказами. Так что для сложных производств, возможно, в ней будет мало функционала.
«1С:ERP Управление предприятием» – это уже полноценный инструмент для планирования, управления и учета производства. Здесь есть все: от стратегического и оперативного планирования до составления смет и позаказного производства. Именно на базе 1С:ERP создано множество отраслевых решений, будь то строительство или производство хлебобулочных изделий, где важно учитывать специфику – от смет до короткого жизненного цикла продукта.
1С:ERP – это действительно мощная система, которая закрывает все потребности современного производства. Поэтому дальше мы сосредоточимся на том, как именно в 1С:ERP реализован производственный учет.
Настройка и запуск производственного учета в 1С:ERP
Настройка производственного учета в 1С:ERP – это дело не из простых, ведь программа полна всяких пересекающихся настроек, которые сильно влияют друг на друга. Например, параметры номенклатуры напрямую скажутся на том, как будет оформляться выпуск продукции и какая доп. информация (серии, характеристики) будет учитываться. Рассматривать все тонкости в одной статье нереально, поэтому мы остановимся на ключевых моментах, связанных именно с производством.
Процесс настройки можно разделить на несколько основных шагов:
- Настройка параметров производства и активация производственного блока в системе.
- Определение подразделений как производственных.
- Указание складов и определение, какие из них являются кладовыми.
- Внесение нормативной информации.
Сразу совет: лучше всего настраивать параметры производства и включать блок на старте работы с системой. Да, возможность изменить настройки есть всегда, но делать это потом крайне не рекомендуется. Причина проста: уже существующие документы могут вступить в конфликт с новыми настройками, и это приведет к проблемам. Старые и новые настройки могут пересечься и породить ошибки.
Кроме того, иногда может «зависать» скрытая аналитика, которая сохраняется в регистрах при проведении документов. Даже если перепровести документ, старая аналитика может не обновиться, что приведет к ошибкам. Например, так может случиться с реквизитом «Назначение». Особенно опасны такие ситуации, если у вас есть длинные цепочки связанных документов – можно упустить важное звено, и на выходе получить неверные данные.
Основные настройки делаются в разделе «НСИ и администрирование». Для производственного блока эти настройки касаются нескольких ключевых областей, которые надо внимательно проработать, чтобы избежать проблем в будущем.
Настроек в 1С:ERP немало, и многие из них зависят друг от друга. Некоторые становятся видимыми только после включения других опций. Под каждой настройкой есть небольшая подсказка, которая помогает разобраться, что к чему. Самой важной настройкой можно назвать активацию блока «Производство» и выбор метода планирования. Самый точный вариант – планирование по материальным и производственным ресурсам. Но тут важный момент: на сам учет фактического производства эта настройка не влияет.
Дальше нужно настроить, какое подразделение будет выпускать продукцию. Это важно, потому что без соответствующей настройки подразделение просто не будет доступно для выбора в производственных документах. Все подразделения хранятся в справочнике «Структура предприятия». Тут стоит помнить, что подразделение – это управленческая единица и не обязательно связана с конкретной организацией.
Для производственных подразделений надо обязательно установить соответствующий признак и указать, как будет оформляться продукция — по заказам или без них. Это повлияет на доступность определенных видов документов. Если выбрать опцию «Без заказов на производство», можно будет использовать документ «Производство без заказа». Если же выбрать «По заказам на производство», то станут доступны документы «Заказ на производство» и «Этап производства», а также диспетчирование заказов.
Теперь про склады. Они тоже управленческая структура и не привязаны к конкретной организации, только к подразделению. Важно настроить склад как кладовую. Это позволит связать его с конкретным производственным подразделением, но непроизводственные в списке выбора просто не появятся.
Кладовая – это, по сути, тот же склад, где можно отслеживать движение материалов и использовать стандартные складские отчеты. Но есть одно важное отличие: материалы, которые находятся в кладовой, учитываются как незавершенное производство. Это стоит держать в голове. С точки зрения регламентированного учета, все материалы, переданные в кладовую, будут числиться на счетах 20 и 23. Плюс есть различия в документообороте между обычным складом и кладовой: для них часто используются разные документы.
Нормативную информацию можно вносить на протяжении всего времени работы с программой. Если убрать планирование производства, то основными элементами нормативно-справочной информации для отражения операций будут номенклатура и, при необходимости, спецификации на нее.
Для продукции важно правильно выбрать тип – товар или работа. Это влияет на возможность указания спецификации и на отображение операций в производственных документах. Что касается материалов, они тоже должны иметь правильный тип – номенклатурный (количественный). Важно помнить, что программа воспринимает номенклатуру типа «Работа» как материальную сущность, что может влиять на учет.
Приобретение материалов и учет их поступления в системе «1С»
Закупка и оприходование материалов в «1С» – это первый шаг к производству. Чтобы что-то произвести, сначала нужно закупить нужное количество материалов. Как же отслеживается складской остаток?
Все зависит от того, по какой схеме идет производство – упрощенной или классической. Упрощенная схема не требует «Заказа на производство» или какого-либо планирования. Тут все сводится к простому факту выпуска продукции. Используется документ «Производство без заказа», где просто фиксируется сам факт выпуска.
Если в документе указан обычный склад (а не кладовая) как место, куда поступает продукция и откуда берутся материалы, то дополнительных документов создавать не нужно. Программа сама спишет материалы со склада и приходует готовую продукцию.
Этот подход исключает учет незавершенного производства по материалам. Они сразу приходуются на 20-й счет и одномоментно списываются в себестоимость.
Учет незавершенных работ: как контролировать стадии производства
Учет незавершенного производства в 1С:ERP происходит автоматически, особенно когда запускается процедура закрытия месяца. В каких ситуациях вообще может образоваться незавершенное производство?
- Когда не все материалы списаны. Например, если на выпуск продукции не использовали все материалы, которые были переданы в кладовую, то оставшиеся материалы остаются лежать там. Поскольку кладовая – это часть незавершенного производства, все, что там находится, будет учитываться на 20-м (или 23-м) счетах.
- Когда продукция выпущена, но не передана на склад. Даже если продукция уже готова и себестоимость рассчитана, если ее не переместить со склада, она будет числиться как незавершенное производство. То есть фактически она «зависнет» на 20-м (или 23-м) счетах.
- Когда выпущенная работа не реализована. В 1С:ERP работы учитываются как номенклатурные затраты (или, проще говоря, как материальные объекты). Если раньше работы сразу выпускались и реализовывались, то теперь они сначала должны быть выпущены в рамках производственного блока, а потом уже реализованы через документы коммерческого блока. До тех пор, пока работа не будет продана, она числится как незавершенка.
Управление производственными процессами: от этапов до учета выпуска готовой продукции
Когда используется классическая (позаказная) схема производства, документооборот становится немного сложнее. Основной документ тут – «Заказ на производство», он играет ключевую роль в учете производственного процесса.
В «Заказе на производство» указывается вся информация о том, какая продукция должна быть выпущена. Когда заказ получает статус «К производству», это становится основанием для начала выпуска.
Все управление заказами на производство происходит в специальном разделе. Там можно настроить очередь заказов, отфильтровав их по нужным параметрам, например, по подразделению или диспетчеру. Для каждого заказа есть набор доступных действий, которые можно выполнить.
Для того чтобы зафиксировать фактический выпуск продукции и затраты на него (включая трудозатраты и расход материалов), нужно создать этапы производства. Документ «Этап производства» и является тем самым документом, который фиксирует выпуск продукции. Он формируется на основе данных из ресурсной спецификации. Сколько этапов прописано в спецификации, столько одноименных документов и создаст программа. Перед созданием этапа можно выбрать необходимые действия и установить нужные параметры. Иногда документ требует уточнений, например, указать, откуда берутся материалы и куда отправляется готовая продукция.
Важно понимать, что этапы нельзя создавать вручную.
Поэтому к созданию ресурсных спецификаций стоит подходить с особым вниманием.
При классической схеме производства и использовании складов, этап производства не спишет материалы со склада автоматически. Для этого нужно создать распоряжение на передачу материалов, установив соответствующий признак «Отгрузить» в документе. После этого можно либо создать документ «Передача материалов в производство» на основе этапа, либо заполнить его вручную, выбрав нужные материалы в 1С:ERP. Однако этот документ нельзя создать, если нет оснований. Проводка формирует незавершенное производство по материалам.
Далее нужно указать, сколько материалов было реально использовано. Эти материалы списываются из незавершенного производства и переходят в себестоимость. А вот с выпущенной продукцией все не так просто. Документ «Этап производства» сам по себе не отправит продукцию на склад, он только создаст распоряжение на это.
На основании этого распоряжения нужно оформить документ «Передача продукции из производства», и только тогда продукция появится на складе.
Если же речь идет о кладовой, то схема похожа, но есть нюансы. В этом случае материалы можно передавать без распоряжений и этапов: система автоматически возьмет нужное количество материалов из кладовой и сразу приходует туда продукцию. Но так как кладовая считается частью незавершенного производства, для передачи материалов в кладовую и для перемещения продукции на склад все равно понадобятся отдельные документы. Это выглядит так: передача материалов в кладовую может быть самостоятельной операцией, и сразу при этом оформленный этап спишет материалы из нее.
Для того чтобы продукция попала на склад, нужно оформить отдельный документ «Передача продукции из кладовой». Его можно создать на основании этапа или заполнить вручную.
Это был самый простой пример. В реальности часто возникают сложности, особенно при перепланировании или выделении материалов. Перепланировать заказы на производство не так просто – если что-то меняется, придется вручную удалять уже созданные этапы и делать новые.
Также часто возникает путаница между заказами клиентов и заказами на производство, потому что прямой связи между ними в программе нет. В некоторых случаях можно синхронизировать их, но эта рекомендация не всегда работает, например, если один заказ клиента разбивается на несколько производственных заказов. В итоге, схему работы нужно настраивать под конкретные потребности предприятия.
Оформление и учет списания материалов: требование-накладная
Документ «Требование-накладная» теперь оформлять вручную не нужно, как это было раньше в «1С:Управлении производственным предприятием» (1С:УПП), если речь идет о складе. Если же вы используете кладовую, тогда нужно будет дополнительно оформить документы «Передача материалов в кладовую» и «Передача продукции из производства». А если вдруг понадобится распечатать форму М-11, ее можно спокойно напечатать прямо из документа «Передача материалов в кладовую».
Как в «1С» рассчитывается себестоимость произведенной продукции
Расчет себестоимости готовой продукции в «1С» происходит в процессе закрытия месяца. Важно отметить, что проводки по движению партий товаров дополняются суммовыми движениями именно после этой процедуры. Закрытие месяца может быть как предварительным, так и окончательным. Предварительное закрытие чаще всего используется, чтобы получить данные по суммовым движениям партий товаров.
Основной расчет себестоимости товаров проводится в рамках специальных блоков, отвечающих за формирование затрат и расчет себестоимости. В зависимости от особенностей учета и наличия определенных операций, список действий при закрытии месяца может варьироваться.
Чтобы не запутаться в лишних операциях, можно настроить программу так, чтобы отображались только те операции, которые актуальны для твоего бизнеса.
После закрытия месяца можно будет сформировать и проанализировать отчеты по себестоимости, затратам и движениям партий внутри производства.
Особенности учета полуфабрикатов
Учет полуфабрикатов в 1С:ERP практически такой же, как и учет готовой продукции; все оформляется теми же документами. Полуфабрикаты, как и готовая продукция, тоже являются объектами для калькулирования затрат и участвуют в формировании себестоимости. Если полуфабрикаты выпускаются на склад, они будут там учитываться так же, как и любая другая продукция.
Основное отличие между полуфабрикатом и готовой продукцией – это косвенные признаки, например, ГФУ (группа финансового учета) в карточке номенклатуры. Продукция обычно учитывается на 43-м счете, а полуфабрикаты – на 21-м. Однако настройки могут меняться в зависимости от особенностей склада или других параметров.
Полуфабрикаты можно «вычислить» по их присутствию на вкладке «Материалы» в ресурсной спецификации, но с пометкой, что этот «материал» еще нужно произвести отдельно.
Создание спецификаций: как эффективно планировать производство
Для продукции или работы можно создать ресурсную спецификацию, которая определяет, какие материалы и ресурсы нужны для их изготовления. Важно отметить, что как работа, так и материал могут стать частью материального расхода в этой спецификации.
Ресурсные спецификации можно найти, перейдя по ссылке «Производство» из карточки номенклатуры. Причем таких спецификаций может быть несколько. В самом простом варианте она может выглядеть так: для производства одной единицы продукции нужно, например, 5 штук Материала №1 и 10 штук Материала №2.
Процесс закрытия затратных счетов и формирование итогов
Процедура закрытия месяца включает в себя и закрытие счетов затрат, в том числе непрямых. Это значит, что все затраты, которые попали на приход по какой-либо статье расходов, будут списаны или распределены. Каждая статья расходов закрывается отдельно, в зависимости от настроек распределения внутри нее.
Распределение – это не только отнесение затрат на себестоимость, но и списание на финансовый результат (счета 90.07 и 90.08). То есть любая сумма, которая была на приходе по статье расходов, будет считаться распределенной.
Иногда после закрытия месяца на счетах затрат остаются остатки. Это может быть как по объективным причинам, например, из-за аналитики, которая не имеет выпуска, или из-за ручного распределения, так и по ошибке. К сожалению, ошибки встречаются чаще.
Одна из распространенных ошибок – неправильная настройка базы распределения по объему выпуска. Эта ошибка тянется еще с предыдущих версий «1С», где распределение «по объему выпуска» означало количество продукции. Сейчас это выражение нужно понимать буквально – объем как физический параметр номенклатуры. Если этот объем не указан, то и распределение не произойдет.
В итоге, несмотря на огромный функционал и гибкость настроек, блок учета производства и формирования себестоимости в 1С:ERP требует внимательности и аккуратности при указании аналитики для распределения затрат.
В статье мы рассмотрели, как в 1C:ERP организован производственный учет. Это одна из самых мощных систем в своем классе, которая закрывает все потребности современного производственного предприятия – от и до.
