В руках «маэстро» любой инструмент может работать максимально эффективно. Если говорить о таком инструменте, как онлайн-касса, то «маэстро» для нее – кассир. Он отвечает за два ключевых процесса торговли: продажу товара с помощью ККТ и выдачу чеков покупателю.
Кассовые аппараты, как и любая другая техника, бывают «непослушными». Речь пойдет о сбое работы онлайн-кассы, и с этим «капризом» онлайн-ККТ может столкнуться и ваш кассир.
Что делать кассиру, если онлайн-касса не работает?
Независимо от опыта работы, кассир должен знать, что делать в случаях поломки кассового аппарата, и устранить возникшие неисправности в минимальные сроки. Иначе это приведет к приостановлению торговли.
Рассмотрим, по каким причинам могут возникнуть сбои в работе онлайн-кассы.
1. Обрыв интернет-соединения
Когда связь с Интернетом обрывается, онлайн-ККТ уведомит о наличии неотправленных фискальных данных. После этого кассир должен проинформировать о проблеме IT-сотрудников или администратора магазина.
Не стоит забывать о рекомендательной норме выдачи чека покупателю. Согласно закона 54-ФЗ, чек необходимо выдать в течение пяти минут. Отсутствие Интернета не препятствует печати чеков.
Необходимо устранить сбой в 30-дневный срок, иначе касса заблокируется до восстановления связи с Интернетом. Соответственно, до этого момента вы не сможете вести торговлю.
2. Неисправность
При неисправности кассир должен выяснить причину поломки онлайн-кассы
Причины сбоев онлайн-кассы:
- отсутствие электричества;
- заполненность фискального накопителя;
- незакрытая в течение 24 часов смена;
- неверно установленные системная дата или время;
- технические неисправности.
Бывает так, что устранить проблему самостоятельно не получается – продажи остаются заблокированными. Тогда кассиру нужно сразу сообщить об этом администратору магазина. Далее подается заявка на обслуживание в сервисный центр. Например, в «ГЭНДАЛЬФ».
Важно учитывать, чем раньше приедут специалисты, тем меньше убытков понесет ваша торговля от приостановки продаж.
3. Отключение электроэнергии
При отключении электроэнергии лучший выход – использовать онлайн-кассу с аккумуляторами. Но если таковой нет, можно продолжить продажи следующим способом:
- запросить справку в РЭС с указанием времени отключения электричества;
- сформировать после подключения света чек-коррекции с реквизитом «Приход» на всю сумму продаж без разбивки по товарам.
Но стоит учитывать, что такой способ работы может привести и к негативному результату – штрафам со стороны налоговой. Однако, как показала судебная практика, суд в таких случаях всегда становится на сторону ИП.
Чтобы избежать проблем при отключении электричества, вы также можете приобрести источник бесперебойного питания для онлайн-кассы.
4. Обрыв ленты при печати чека
Печать чека может приостановиться по разным причинам:
- замятие чековой ленты;
- кратковременное отключение электроэнергии;
- механические поломки принтера.
Зачастую в таких ситуациях онлайн-касса уведомляет о незавершении операции. Чтобы устранить неполадки, нужно восстановить печать документов, подтвердить оплату и распечатать новый чек.
Что делать, если неизвестно, был ли проведен чек в программе?
Чтобы это проверить, пробейте Х-отчет на фискальном регистраторе и сравните его с суммой продаж по бухгалтерским регистрам.
После этого возможны 3 ситуации.
- Чек проведен по бухгалтерии, но не проведен в фискальный регистратор (ФР).
Решение: удалить документ из бухгалтерского приложения при помощи сотрудника с правами администратора.
- Чек не проведен по бухгалтерии, но проведен в ФР.
Решение: списать товар без пробития чека, т.к. чек уже пробит на ФР.
- Чек не проведен ни по бухгалтерии, ни в ФР.
Решение: пробить товар еще раз по онлайн-кассе и распечатать для покупателя чек.
Обратите внимание!
У каждой модели ККТ различный функционал в части коррекции проводок. При возникновении сбоев в работе онлайн-кассы лучше обратиться за помощью в сервисный центр.
5. Прервана связь между онлайн-ККТ и базой данных магазина
Причинами отсутствия связи между онлайн-ККТ и базой данных магазина могут быть:
- Разрыв соединительных проводов.
- Отсутствие питания на фискальном регистраторе.
- Поломки сетевых узлов кассовой техники.
- Отсутствие драйверов.
- Сбившиеся настройки в учетной программе.
В таких условиях продажа продукции невозможна. Задача кассира – проверить, все ли провода подсоединены, и перезагрузить устройство. Если поломку или сбой в работе онлайн-кассы устранить не удалось, то нужно сообщить об этом руководству, связаться с сервисным центром и получить документ о том, что ККТ находится в ремонте. После возвращения ККТ из ремонта необходимо пробить чек коррекции на всю сумму продаж.
6. Блокировка фискального накопителя (ФН)
Обычно онлайн-касса выдает оповещение о блокировке ФН. Причины блокировки могут быть следующие:
- неотправленные в течение 30 дней фискальные данные;
- некорректно указанные дата или время;
- незакрытая в течение 24 часов смена;
- 100%-ая заполненность памяти фискального накопителя.
Закрыть текущую смену или установить верные дату и время продавец-кассир может самостоятельно. Если имеются неотправленные фискальные данные, стоит проверить Wi-Fi-подключение и интернет-кабеля.
Если память ФН полностью заполнена, кассир должен сообщить об этом руководству. Понадобиться приобрести новый фискальный накопитель и заменить его. Чтобы не допустить ошибок при замене ФН, лучше обратиться за помощью к специалистам сервисного центра.
Обратите внимание!
Если вы сами нашли сбой в онлайн-кассе (в том числе приведший к ошибкам в чеке) и исправили его до проверки ФНС, то штрафов не будет, даже если налоговая увидит, что такой сбой был.
Нужна помощь по устранению сбоев онлайн-кассы?
Вы можете обратиться за помощью в сервисный центр «ГЭНДАЛЬФ». Наши специалисты аттестованы производителями онлайн-касс «Атол», «Дримкас» (Viki Print), «Штрих-М», aQSi.
Какие услуги предлагает «ГЭНДАЛЬФ»?
- Устранение сбоев при работе онлайн-ККТ с «1С».
- Обновление прошивки ККТ.
- Замена фискального накопителя.
- Полноценный ремонт кассового аппарата.
Оставьте заявку на сайте, и наш специалист ответит вам.
В рабочие дни (понедельник-пятница с 9:00 до 18:00) время ответа на вашу заявку составит 20 минут.
