Сдаем декларацию 3–НДФЛ правильно

Кто обязан сдавать 3–НДФЛ

Сдача декларации 3–НДФЛ обязательна для лиц, которые попадают в одну из следующих категорий:

• Физические лица, не являющиеся ИП.
• Иностранные лица, которые осуществляют свою деятельность по патенту. В этом случае сдавать 3–НДФЛ нужно только при определенных обстоятельствах: если выставленная к уплате сумма налога больше, чем сумма уже уплаченных фиксированных платежей или при аннулированном патенте. Первая ситуация актуальна для иностранных граждан, которые работают на физическое лицо для помощи в домашних и прочих личных делах, даже если они покидают территории России до окончания налогового периода.
• ИП и лица, которые занимаются частной практикой. К этой категории относятся, к примеру, адвокаты и нотариусы.

Обратите внимание: обязательства компании (ИП) по сдаче декларации по НДФЛ не зависит от факта получения доходов предпринимателем в соответствующем налоговом периоде. ИП не имеет права предоставить в органы единую (упрощенную) налоговую декларацию.

При этом законодательство прямо определяет в каких случаях декларацию 3–НДФЛ сдают физические лица, незарегистрированные как ИП. Обязательство по сдаче этой отчетности возникает при получении гражданами следующих доходов:

• Вознаграждения от физических лиц или организаций, которые не являются налоговыми агентами. Вознаграждение выдают на основании ранее заключенных гражданско–правовых и трудовых договоров, включая доходы, полученные по договорам найма или аренды имущества.
• Доходы, полученные от продажи имущества и имущественных прав.
• Доходы от источников, которые не находятся на территории России.
• Денежные выплаты от операторов лотерей, распространителей или организаторов азартных игр.
• Выплачиваемое правопреемникам вознаграждение авторам литературных и научных произведений, искусства, изобретений, промышленных образцов и полезных моделей.
• Доходы в натуральной или денежной формах в порядке дарения.
• Доходы, которые являются денежным эквивалентом недвижимости и/или каких–либо ценных бумаг, переданные для пополнения целевого капитала некоммерческой организации.
• Иные доходы, при получении которых налоговые агенты не удерживали налог. Исключения составляют доходы, сведения о которых предоставлены налоговыми агентами в установленном п. 5 ст. 226, п. 14 ст. 226.1 НК РФ. порядке.

Что указывать в декларации 3–НДФЛ

Чтобы налоговая точно приняла декларацию, нужно указать в ней все необходимые данные:

• все доходы, полученные компанией в налоговом периоде, если иное в данном случае не предусмотрено п. 4 ст. 229 НК РФ;
• налоговые вычеты;
• источники выплат указанных доходов;
• суммы налогов, которые удерживали налоговые агенты;
• суммы налогов, которые подлежат уплате или возврату по итогам текущего налогового периода;
• фактически уплаченные авансовые платежи в течение налогового периода.

При этом в декларации 3–НДФЛ не обязательно указывать следующие данные:

• любые доходы, которые не подлежат налогообложению (освобождены от него) в соответствии с ст. 217 НК РФ. Исключения составляют доходы, указанные в п. 60 и п. 66 ст. 217 НК РФ;
• доходы, при получении которых налоговые агенты не удерживают налог, если это не является препятствием для получения налогоплательщиком налоговых вычетов.

Как подавать декларацию 3–НДФЛ

Все перечисленные лица по общему правилу должны подавать в налоговую декларацию по форме 3–НДФЛ не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим. При этом оплатить начисленную сумму налога нужно не позднее 15 июля того же года.

Вместе с декларацией 3–НДФЛ налогоплательщик подает набор документов, которые подтверждают его доходы и расходы. К таким документам относится справка о доходах и суммах налога физического лица, форма по КНД 1175018, которая применяется с апреля 2021 года. По требованию налоговой плательщик обязан выдать работодатель или непосредственно та организация, которая является источником дохода.

В декларацию 3–НДФЛ налогоплательщик также переносит суммы доходов и вычетов, которые удерживал налоговый агент. Выписать эти данные можно из справки о доходах и суммах налога физического лица, форма по КНД 1175018.

С 1 января 2021 года налогоплательщики вправе подать в налоговую инспекцию заявление о зачете (возврате) суммы излишне уплаченного НДФЛ в составе налоговой декларации в соответствии с п. 4 ст. 229 НК РФ.

Законодательство допускает наличие обстоятельств, при которых декларацию 3–НДФЛ подают еще до конца того года, когда налогоплательщик получил доходы. К таким обстоятельствам относится:

• Прекращение деятельности в статусе ИП, а также частной практики в течение налогового периода. Предоставить декларацию необходимо в течение 5 дней со дня прекращения работы.
• Выезд за пределы России иностранного гражданина, деятельность которого облагается налогом. Декларация предоставляется не позднее, чем за месяц до предполагаемого выезда.

Важно: если налогоплательщик, который не является ИП, не получал облагаемых НДФЛ доходов в течение налогового периода, он не должен подавать декларацию. Это касается и тех доходов, НДФЛ с которых удерживали налоговые агенты. Однако, если налогоплательщик, необязанный сдавать данную декларацию, захочет составить 3–НДФЛ и по собственному желанию принести в налоговую, никто не будет этому препятствовать. Нужно учесть, что он может подавать декларацию только в инспекцию по месту жительства: по месту пребывания сдавать нельзя. Обычно этим правилом пользуются при подаче декларации с целью получения налоговых вычетов. Ее можно подать в любое время текущего года, а не до конкретной даты.

В каком формате подавать декларацию 3–НДФЛ?

Существует несколько способов подачи декларации 3–НДФЛ в налоговую, которые прописаны в ст. 80 НК РФ:

• личным визитом или через законного представителя;
• на бумажном носителе через МФЦ;
• почтовым отправлением с описью вложения;
• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или в виде электронного документа.

Если вы решили подавать декларацию через законного представителя, учитывайте, что это может занять на порядок больше времени, чем в случае использования других способов. Для электронной подачи декларации посещать налоговую нет необходимости: файл обмена автоматически формируется в утвержденный ФНС формат. Для предоставления электронный отчетности 3–НДФЛ налогоплательщик должен иметь электронную подпись, которую выдает специализированный удостоверяющий центр.

Если хотите подать декларацию через личный кабинет на сайте ФНС необходимо предварительно нужно получить регистрационную карту, где указаны учетные данные пользователя личного кабинета. Этот вариант подходит тем, кто планирует сдавать декларацию по 3–НДФЛ на регулярной основе.

При единоразовой сдаче больше подходит направление декларации в виде почтового отправления. При отправлении почтой отчетный документ нужно оформить как ценную бандероль с описью вложения и уведомлением о вручении адресату. Дата сдачи – дата на почтовом штампе о приеме бандероли. Это позволяет отправлять декларацию даже в последний день сдачи.

Если декларация не сдана вовремя налогоплательщику грозит штраф в размере 5% от суммы неуплаченного налога за каждый месяц просрочки. Минимальный размер штрафа составляет 1000 рублей и не может быть больше 30% от указанной суммы налога.

Как правильно составить декларацию 3–НДФЛ

Данные в декларацию 3–НДФЛ можно внести различными способами. Налоговая допускает заполнение документа от руки или на компьютере, с дальнейшим сохранением в формате PDF при помощи программы Adobe Acrobat Reader.

При заполнении декларации вручную все данные в полях документа необходимо указывать заглавными печатными буквами. Если же для какой–то из ячеек декларации нет нужной информации, то в ней нужно поставить прочерк.

Важно: вносить изменения в заполненную декларацию нельзя.

ФНС России предлагает налогоплательщикам заполнить отчетность на сайте с помощью специальной программы «Декларация». Найти ее можно в разделе «Программные средства» – «Декларация». В этой программе можно автоматически сформировать отчетность по форме 3–НДФЛ, при этом все указанные в ней данные будут проверены на корректность, проверена сумма налога, исчисление вычетов, а также рассчитаны необходимые показатели. В итоге пользователь получает заполненную декларацию, которую можно отправлять в налоговую. Готовый файл в формате PDF можно распечатать и сдать в налоговую инспекцию лично, почтовым отправлением или через «Личный кабинет налогоплательщика».

Электронную версию декларации 3–НДФЛ также можно заполнить на сайте ФНС. Для этого нужно воспользоваться сервисом «Заполнение и представление в электронном виде налоговой декларации 3–НДФЛ». С его помощью можно в онлайн–режиме заполнить все данные и экспортировать готовую декларацию в файл формата .xml для сдачи в налоговую в электронном виде. Сервис также предполагает наличие квалифицированной электронной подписи, благодаря которой в налоговую можно отправить как готовую декларацию, так и заверенные скан–копии сопроводительных документов.

Декларация 3–НДФЛ используется часто, но заполнить ее верно с первого раза без помощи специалиста сможет не каждый налогоплательщик. Нужно обращать внимание на все поля декларации и подробно изучать требования к их заполнению. Это поможет избежать вопросов от налоговой в связи с неверным указанием данных в декларации 3–НДФЛ.