Хватит терять время! Ускорьте работу с «1С:Документооборот» прямо сейчас!

Сколько раз в вашей компании терялись документы, а информация на нужном бумажном листе оказалась важнейшей для принятия решения, но найти ее просто не получилось? Знакомая ситуация, правда? А сколько часов вы тратите на то, чтобы обработать все входящие документы, проверить их, согласовать, поставить подписи и передать дальше по процессу? А ведь это время, которое можно было бы потратить на более важные задачи.

Вот тут и вступает в игру программа «1С:Документооборот». Эта программа решает основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, пытаясь организовать эффективный документооборот. Она помогает не только избежать потерь и упрощает процессы, но и существенно снижает риски ошибок, связанных с человеческим фактором.

Зачем вам это нужно? Во-первых, потому что автоматизация документооборота – это прямой путь к улучшению эффективности. Когда задачи по обработке документов станут быстрыми и прозрачными, сотрудники смогут сосредоточиться на более важных, творческих и прибыльных задачах. Во-вторых, вы получаете контроль за каждым этапом процесса – от регистрации документа до его выполнения.

В этой статье мы разберемся, какие проблемы решает «1С:Документооборот», в чем отличие разных версий программы и как выбрать подходящую для вашего бизнеса.

Что такое «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот» – это не просто очередная программа для хранения документов. Это полноценное решение для автоматизации всего документооборота в вашей компании. Если вы устали от того, что важные бумаги теряются или их согласование затягивается на неопределенное время, эта система – для вас. Все, что связано с документами, будет управляться в одном месте: от регистрации до исполнения. Вся информация на виду, ничего не уходит в стол.

Кроме того, программа не ограничивается только управлением документами. «1С:Документооборот» помогает вам следить за проектами и управлять рабочим временем сотрудников. Она позволяет эффективно контролировать выполнение задач, и с ней не придется переживать, что кто-то забудет о важной встрече или пропустит срок. Процесс согласования документов будет быстрее, потому что все в системе – вы сразу увидите, кто за что отвечает и на каком этапе находится каждый документ.

Это решение действительно упрощает работу внутри компании. Все задачи, документы и проектные этапы теперь под контролем, и никто не забудет, что нужно сделать. Ваша команда начнет работать слаженно, и количество ошибок резко снизится.

Основные возможности «1С:Документооборота»

Управление документами

В «1С:Документообороте» вся работа с документами становится простой и понятной. Вы можете не только создавать документы и хранить их, но и легко согласовывать, подписывать и отслеживать их исполнение. К тому же система позволяет вести учет всех версий документов — вам больше не придется гадать, какой из них актуален. Все будет на виду, а процесс согласования станет быстрее и прозрачнее. Каждое действие – от начала до конца – фиксируется в системе, что исключает ошибки и недоразумения.

Автоматизация бизнес-процессов

Все процессы, связанные с документами, можно автоматизировать. Например, вы можете настроить систему так, чтобы она автоматически направляла документы на согласование в нужные отделы, напоминала сотрудникам о сроках или подставляла шаблоны для новых документов. Это помогает ускорить работу и избежать ошибок, которые часто происходят из-за человеческого фактора. Ваша компания будет работать гораздо слаженнее, а время, которое раньше тратили на рутинные процессы, теперь можно направить на более важные задачи.

Учет рабочего времени и проектов

Система помогает не только следить за документооборотом, но и управлять рабочим временем. Руководители всегда будут знать, на что тратят время их сотрудники и на каких проектах они работают. Это важно для оптимального распределения ресурсов и контроля выполнения задач. Система позволяет планировать рабочие часы, отслеживать прогресс и повышать производительность: вы будете точно знать, кто чем занят, и когда задачи будут выполнены.

Интеграция с другими продуктами «1С»

Это одно из самых сильных преимуществ «1С:Документооборот». Программа легко интегрируется с другими продуктами «1С», такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом». Это означает, что все данные между системами синхронизируются и вы можете работать с ними в едином пространстве. Например, информацию о документах можно передавать в бухгалтерию, а данные о задачах и проектах – в систему управления персоналом. Вся ваша компания будет работать как единый механизм.

Различия между версиями ПРОФ и КОРП

Когда речь идет о выборе версии «1С:Документооборот», важно понимать, что не все компании нуждаются в одном и том же наборе функций. В зависимости от размеров бизнеса и сложности требований, вам подойдет одна из двух версий программы: ПРОФ или КОРП.

ПРОФ – это версия, которая идеально подойдет для малого и среднего бизнеса. Если у вашей компании нет сложных требований к документообороту, вам не нужно перегружать систему лишними функциями. ПРОФ – это простой, доступный и удобный инструмент для управления документами. В нем есть все необходимое для эффективной работы: создание документов, их согласование, учет и контроль. Если вы не планируете расти в ближайшее время или не нужно автоматизировать сложные процессы, «1С:Документооборот» ПРОФ будет отличным выбором. Все достаточно просто, и вам не нужно платить за функции, которые вам не пригодятся.

КОРП – это решение для более крупных компаний или тех, кто планирует расти. В КОРП добавлены расширенные возможности, которые помогают справляться с гораздо более сложными процессами. Например, здесь есть поддержка проектного учета, управление задачами, сложная маршрутизация документов, а также множество интеграций с другими системами, включая ERP. Если у вас несколько подразделений, а процесс согласования документов и выполнения задач требует высокой гибкости и точности, «1С:Документооборот» КОРП – это то, что вам нужно. Дополнительно эта версия поддерживает многосторонние договоры, штрихкодирование документов и расширенные функции интеграции с другими системами «1С».

Сравнение:

• ПРОФ подойдет для небольших компаний с простыми потребностями: создание, согласование и хранение документов – все, что нужно для базового документооборота.
• КОРП – это версия для компаний с более сложной структурой и процессами: управление проектами, задачами, интеграция с ERP и другими системами, многосторонние договоры и многое другое. Это решение для организаций, которые растут и нуждаются в дополнительной масштабируемости и функциональности.

Выбор зависит от того, какой масштаб бизнеса вам нужен и сколько функций вы хотите использовать. Если хотите простоту и доступность – ПРОФ, если нужен полный контроль над процессами и возможность интеграции с другими системами – КОРП.

Как выбрать версию для вашего бизнеса

Выбор версии «1С:Документооборота» зависит от множества факторов, в первую очередь от того, какого масштаба ваш бизнес и какие задачи вы хотите решить с помощью этой системы. Давайте разберемся, какая версия подходит для каких целей.

Для малых и средних предприятий

Если ваша компания не нуждается в сложных функциях и имеет относительно небольшие объемы документооборота, то версия ПРОФ будет оптимальным выбором. ПРОФ – это решение, которое предлагает все необходимое для автоматизации документооборота: создание и хранение документов, их согласование и контроль. Версия ПРОФ проста в освоении, доступна по цене и не перегружена излишними функциями, которые могут быть избыточными для небольших организаций.
С ПРОФ вы получаете надежную систему для организации документооборота с минимальными затратами на внедрение и обслуживание.

Для крупных организаций

Если ваша компания уже выросла и вы хотите эффективно управлять большим объемом документов, проектами и задачами, то вам стоит обратить внимание на версию КОРП. Эта версия предназначена для более сложных процессов, таких как проектный учет, управление задачами, маршрутизация документов и интеграция с другими системами, например, с ERP. КОРП обеспечит вам необходимую масштабируемость, гибкость и возможность настройки под ваши конкретные бизнес-процессы.
Если у вашей компании несколько подразделений, требуется более строгий контроль за процессами и вам нужно взаимодействовать с другими программами, версия КОРП будет лучшим выбором.

Для государственных учреждений

Для госучреждений существует специальная версия «1С:Документооборот для государственных учреждений», которая учитывает специфические требования и стандарты работы в этом секторе. Это решение поможет вам организовать документооборот в соответствии с ГОСТами и законодательными требованиями, а также упростить процессы согласования и учета документов. В этой версии предусмотрены все необходимые инструменты для учета входящих и исходящих документов, работы с обращениями граждан и соблюдения всех норм делопроизводства в госструктурах.

Демоверсия «1С:Документооборота»

Перед тем как сделать окончательный выбор, всегда полезно самому убедиться, что программа подходит именно для вашего бизнеса. Вот почему демоверсия «1С:Документооборота» – это отличный способ познакомиться с функционалом и понять, насколько система соответствует вашим требованиям.

Как демоверсия помогает ознакомиться с функционалом программы?

С демоверсией у вас есть целых 14 дней, чтобы протестировать систему и разобраться, как она работает. В этой версии программы уже предустановлены примеры данных, которые позволяют вам сразу погрузиться в процесс. Вы сможете увидеть, как работает управление документами, какие процессы автоматизируются, как легко можно настроить нужные функции и как система взаимодействует с другими инструментами. Все это доступно в реальных кейсах, что поможет вам лучше понять, как программа будет работать в вашей компании.

Какие функции доступны для тестирования?

В демоверсии вы можете протестировать ключевые возможности программы. Например, вы сможете поработать с документами: создавать, согласовывать, подписывать и контролировать их исполнение. Также доступна настройка бизнес-процессов: вы сможете увидеть, как система автоматизирует задачи и помогает с их маршрутизацией. Кроме того, можно протестировать интеграцию с другими продуктами «1С», чтобы убедиться, как хорошо система синхронизируется и работает в едином пространстве с другими решениями.

Преимущества демо-доступа:

• Консультации экспертов: если в процессе тестирования у вас возникнут вопросы или потребуется помощь, вы сможете получить консультации от специалистов, которые помогут разобраться в нюансах работы системы.
• Оценка проекта внедрения: демоверсия — это отличный способ оценить, насколько «1С:Документооборот» подходит для вашей компании. Вы сможете увидеть, как система будет работать с вашими документами, процессами и командами.
• Тестирование без обязательств: вы можете полностью протестировать систему, не принимая на себя никаких обязательств по покупке. Это позволяет оценить все плюсы и минусы программы, прежде чем принимать окончательное решение.

Демоверсия – это шанс на практике понять, подходит ли вам эта система, и убедиться, что она действительно поможет в решении ваших задач по документообороту.

Совместимость с другими системами

Одним из ключевых преимуществ «1С:Документооборота» является его способность легко интегрироваться с другими продуктами «1С», создавая таким образом единое и удобное решение для всей компании. Это не просто система для управления документами, а часть целой экосистемы, которая помогает объединить все бизнес-процессы в одной системе.

Как мы уже писали, «1С:Документооборот» легко взаимодействует с другими популярными решениями от «1С», такими как «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия», 1С:ERP и другими. Это означает, что данные, которые используются в этих системах, автоматически синхронизируются с «1С:Документооборот», без необходимости вручную переносить информацию между разными приложениями.

Например, когда сотрудник подает заявление на отпуск, вся информация из «1С:Зарплата и управление персоналом» сразу будет доступна в системе документооборота для дальнейшего согласования и хранения. Это исключает ошибки, связанные с ручным вводом данных, и ускоряет процессы.

Преимущества использования «1С:Документооборот» в единой экосистеме

Когда все решения работают в едином информационном пространстве, процессы становятся гораздо проще и эффективнее. Используя «1С:Документооборот» в связке с другими продуктами «1С», вы создаете экосистему, где все данные обрабатываются централизованно, а информация о документах, задачах и сотрудниках синхронизируется в реальном времени. Это значит, что все стороны имеют доступ к актуальной информации, а сами процессы становятся более автоматизированными. Вам не нужно переключаться между разными программами или переживать, что данные не обновляются своевременно.

Интеграция с внешними системами

Помимо продуктов «1С», «1С:Документооборот» также поддерживает интеграцию с внешними системами, что позволяет обмениваться данными и синхронизировать информацию с другими приложениями, которые используются в вашей компании. Это важно, если ваша организация работает с системами, не являющимися продуктами «1С».

Например, вы можете настроить автоматический обмен данными с другими CRM-системами, учетными или специализированными программами, которые помогают в вашей отрасли. Это гарантирует, что вся информация будет актуальной и синхронизированной, а вы сможете работать с ней в одной системе, без необходимости переходить из программы в программу.

Интеграция с другими системами делает «1С:Документооборот» мощным инструментом, который легко адаптируется под любые нужды вашего бизнеса, обеспечивая максимальную эффективность работы.

Преимущества внедрения «1С:Документооборот»

Внедрение «1С:Документооборота» – это не просто техническое обновление. Это реальный шаг к улучшению работы компании в целом. Если еще сомневаетесь, стоит ли переходить на систему – вот несколько весомых причин, почему внедрение этого решения значительно повысит эффективность вашего бизнеса.

• Улучшение продуктивности сотрудников и уменьшение ошибок. Одним из главных плюсов внедрения «1С:Документооборот» является значительное улучшение продуктивности сотрудников. Когда процесс согласования, подписания и учета документов полностью автоматизирован, сотрудники не тратят время на поиски нужных файлов или корректировку старых данных. Вся информация уже на месте и доступна в несколько кликов. Кроме того, система минимизирует человеческий фактор: документ больше не потеряется, а версии всегда будут отслеживаться. Все это помогает уменьшить количество ошибок и ускоряет выполнение задач.
• Повышение уровня контроля над документацией и улучшение безопасности данных. Чем больше документации, тем сложнее ее контролировать. Внедрение «1С:Документооборот» значительно повышает уровень контроля, предоставляя руководителям и ответственным лицам полную картину по каждому документу – от момента создания до исполнения. Кто за что отвечает, какой документ на каком этапе, есть ли задержки – все это всегда под контролем. К тому же, безопасность данных на высшем уровне: доступ к документам можно настроить по ролям, что исключает несанкционированный доступ. Все операции с документами фиксируются, а сам процесс работы с ними становится прозрачным и безопасным.
• Оптимизация работы с проектами, задачами и договорами. Внедрение системы оптимизирует не только работу с документами, но и управление проектами и задачами. Теперь можно легко отслеживать выполнение задач, просматривать их статус в режиме реального времени и быстро передавать задания между сотрудниками. Договора и проекты можно оформить и согласовать за считанные минуты. Вся информация о текущем состоянии проектов и задач будет централизована, что значительно улучшит взаимодействие между сотрудниками. Более того, с помощью системы можно легко интегрировать работу с другими бизнес-процессами, что позволяет избежать дублирования задач и повысить общую эффективность команды.

«1С:Документооборот» – это не просто инструмент. Это мощное решение, которое улучшает работу компании на всех уровнях: от повышения продуктивности до повышения безопасности и упрощения внутренних процессов.

Обучение и поддержка пользователей «1С:Документооборота»

Внедрение новой системы всегда связано с вопросом адаптации сотрудников. Но с «1С:Документооборотом» процесс обучения и поддержки максимально упрощен. Система предлагает разнообразные инструменты для того, чтобы ваши сотрудники быстро освоили все возможности программы, а вы могли эффективно управлять ее настройками и поддерживать работу без проблем.

Как обучить сотрудников работать с системой

Для того чтобы ваши сотрудники чувствовали себя уверенно при работе с системой, «1С» предлагает разнообразные обучающие курсы и тренинги. Это могут быть как очные курсы, так и изучение программы «1С:Документооборот» онлайн. Обучение поможет не только познакомить сотрудников с функционалом программы, но и углубить их знания в процессе эксплуатации.

Помимо этого, система включает в себя подробную документацию, которая доступна в любой момент. Все процессы описаны пошагово, что позволяет сотрудникам самостоятельно находить ответы на вопросы. Таким образом, обучить сотрудников можно быстро и без стресса, а уровень их навыков будет расти по мере работы с системой.

Техподдержка: как получать помощь в настройке системы и решении возникающих проблем

Даже после обучения могут возникнуть ситуации, когда требуется помощь специалиста. В таких случаях техническая поддержка «1С» всегда на высоте. Вы можете обратиться в службу поддержки для решения любых вопросов: от настройки системы до устранения неполадок.

Обновления, изменения или специфичные настройки – все это можно обсудить с экспертами, которые помогут разобраться и настроить систему под конкретные нужды вашей компании.

Бонус: чем чаще используется система, тем быстрее и проще будет решение любых технических проблем, ведь ваши специалисты и сотрудники будут больше знакомы с функционалом.

Обновления программы и их влияние на эффективность работы компании

Программное обеспечение требует постоянных обновлений, и «1С:Документооборот» – не исключение. Хорошая новость в том, что с обновлениями приходит не только исправление ошибок, но и улучшение функционала, а значит – повышение эффективности работы.

Например, новые функции могут автоматизировать дополнительные процессы, упростить интерфейс или улучшить интеграцию с другими системами. Это дает компании новые возможности для работы и помогает быть всегда на шаг впереди в плане технологических изменений.

Рекомендации по переходу на «1С:Документооборот»

Переход на новую систему – это всегда важный шаг для компании. И если вы решились на внедрение «1С:Документооборота», нужно заранее подготовиться, чтобы процесс прошел гладко, а система принесла максимальную пользу.

Прежде чем приступить к внедрению, важно провести анализ потребностей бизнеса. Понимание того, какие задачи вам предстоит решать с помощью программы, поможет выбрать правильную версию. Если у вас малый бизнес с простыми процессами, ПРОФ будет идеален. Для более крупных организаций с сложной структурой и потребностью в автоматизации бизнес-процессов лучше выбрать КОРП. Этот анализ поможет вам сэкономить время и деньги, выбрав именно тот функционал, который действительно нужен.

Этапы внедрения: настройка, тестирование, адаптация системы

Переход на «1С:Документооборот» – это многоэтапный процесс, включающий настройку системы, ее тестирование и адаптацию под потребности вашей компании. Каждый из этих этапов требует внимательного подхода, чтобы все прошло гладко и система действительно принесла пользу.

1. Настройка системы под нужды компании
   На этом этапе происходит основная подготовка программы к работе в вашей компании. Настройка включает в себя:
   • Определение параметров работы: важно настроить систему таким образом, чтобы она соответствовала требованиям вашей организации. Это может включать создание папок для документов, настройку прав доступа, определение стандартов для названия файлов, шаблонов документов и многое другое.
   • Индивидуальные настройки под процессы компании: система «1С:Документооборот» гибкая и позволяет настроить ее под особенности ваших бизнес-процессов. Например, вы можете настроить маршруты согласования документов, автоматические уведомления и напоминания, а также стандартизировать процессы, связанные с отчетностью, утверждением и контролем документов.
   • Интеграцию с существующими системами: на этом этапе важно наладить взаимодействие программы с другими системами, которые уже используются в вашей компании. Это может быть интеграция с бухгалтерией, управлением персоналом или другими информационными системами. Например, если вы используете «1С:Бухгалтерию», необходимо настроить передачу данных между программами для бесшовного обмена информацией.
   Важно, чтобы на этом этапе активно работали ключевые специалисты: системные администраторы, специалисты по документообороту и те, кто будет непосредственно работать с системой. Это позволяет избежать недоразумений и настроить систему так, чтобы она максимально соответствовала требованиям вашего бизнеса.
2. Тестирование системы
   После настройки программы наступает этап тестирования. Здесь важно проверить, насколько система работает эффективно и удовлетворяет всем поставленным требованиям:
   • Проверка работоспособности всех функций: на этом этапе проверяется, как система обрабатывает документы, согласует их, и как удобно управлять задачами. Важно убедиться, что все процессы, такие как создание, утверждение и исполнение документов, происходят без сбоев.
   • Тестирование интеграции с другими системами: необходимо проверить, как система взаимодействует с другими установленными решениями (например, бухгалтерией или ERP-системой). Важно убедиться, что передача данных между программами происходит корректно и без ошибок.
   • Пробное использование реальных данных: на этом этапе проверяются сценарии с использованием реальных данных компании, чтобы понять, как система справляется с большим количеством информации и документов. Это поможет выявить возможные проблемы до того, как система будет полностью внедрена в рабочий процесс.
   В тестировании должны принимать участие как IT-специалисты, так и сотрудники, которые будут непосредственно работать с системой. Это важно для того, чтобы выявить все слабые места и отладить их до полноценного запуска.
3. Адаптация системы: обучение сотрудников и настройка процессов
   После того как настройки и тестирование завершены, наступает этап адаптации. Это ключевая стадия, которая гарантирует успешную эксплуатацию системы:
   • Обучение сотрудников: на этом этапе проводится обучение всех пользователей системы, от руководителей до сотрудников, которые будут работать с документами ежедневно. Обучение может быть организовано в виде курсов, тренингов или семинаров. Главное, чтобы каждый сотрудник понимал, как работать с системой и использовал ее возможности на полную.
   • Настройка бизнес-процессов: на основе анализа работы компании и данных, собранных в процессе тестирования, происходит настройка бизнес-процессов. Важно, чтобы все процессы, такие как согласование документов, утверждение задач, учет времени и другие, были выстроены логично и эффективно. Программу нужно адаптировать под реальные рабочие сценарии, чтобы сотрудники могли работать с максимальной отдачей.
   • Поддержка на этапе адаптации: на этом этапе необходима активная поддержка со стороны технических специалистов, чтобы в случае возникновения вопросов или проблем, они могли быстро их решить. Важно, чтобы сотрудники не оставались без помощи в процессе привыкания к новой системе.
   Этот этап поможет сотрудникам освоиться с системой, а бизнес-процессы будут адаптированы под конкретные задачи вашей компании, что обеспечит успешную и бесперебойную работу с «1С:Документооборотом».

Обязательно позаботьтесь о резервном копировании данных перед началом перехода. Так вы защитите свою информацию на случай непредвиденных ситуаций. Далее нужно позаботиться об обучении сотрудников. Проведите тренинги и обеспечьте доступ к документации, чтобы все могли быстро освоить систему. Пусть специалисты «1С» помогут в случае возникновения сложных ситуаций и настроек. Такой подход обеспечит плавный переход и исключит риск сбоев в работе системы.

Процесс внедрения – это не только технический шаг, но и важная часть бизнес-трансформации. Грамотная подготовка, выбор правильной версии и поддержка на всех этапах внедрения позволят вам использовать «1С:Документооборот» на полную мощность и значительно повысить эффективность работы вашей компании.

Хотите подобрать версию «1С:ДО», которая подойдет именно вам?

Наши специалисты помогут вам определиться с выбором!

Получить консультацию