Выберите свой город

Наверх

Как упростить заполнение путевых листов

Заполнение путевых листов

Путевой лист — это учетный документ, который нужен всем организациям и ИП, если они используют служебный транспорт. Для организации путевой лист утверждает право управления, например, автомобилем, если владелец транспорта – частное лицо, то путевой лист поможет рассчитать затраты. За правильным заполнением путевых листов следит и ФНС, и ГАИ, и трудовая инспекция.


Требования к путевому листу в 2019 году

Путевой лист относится к документам строгой отчетности, а значит, должен содержать обязательные реквизиты (и соблюдать требования к оформлению обязаны не только автотранспортные компании).

В 2018 году произошли изменения: к реквизитам путевого листа добивались сведения о прохождении водителем медосмотра, а также отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля. А вот обязательную круглую печать на бланке отменили – ее нужно ставить только тем компаниям, которые используют ее согласно своему Уставу.

При этом организация все также не обязана использовать унифицированный бланк путевого листа, можно разработать и свой – главное, со всеми необходимыми реквизитами:

  • название и номер самого документа;
  • реквизиты владельца автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
  • дату выдачи;
  • период действия;
  • данные о водителе транспортного средства;
  • данные о самом транспортном средстве;
  • данные о владельце транспортного средства;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Применение такого бланка должно быть указано в учетной политике (согласно п. 4 ПБУ 1/2008).

Порядок использования путевого листа:

  1. Документ создается, печатается и заверяется подписью диспетчера, который его оформил, а также руководителем организации.
  2. Путевой лист выдается на руки водителю.
  3. После поездки путевой лист возвращается уполномоченному лицу под роспись, а после подписания считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

Но как заполнять его правильно – тем более, из раза в раз, когда путевых листов требуется очень много?

Есть два основных варианта:

  • Использовать Excel.
  • Установить специальную программу для заполнения путевых листов.

Ведение путевых листов в Excel

Плюсы:

  • Скорее всего, программа уже есть на вашем компьютере.

Минусы:

  • Нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц.
  • Хранить каждый из созданных файлов.
  • На основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»).
  • Менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.

Специальные программы для создания и ведения путевых листов

Эти программы позволять использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.

  1. «Респект: учет путевых листов и ГСМ»
  2. Интегрируется с «1С:Предприятие 8»

    Цена: от 8200 руб.

  3. «Победасофт»
  4. Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование

    Цена: 14 000 руб.

  5. «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт
  6. Коробочное решение: 28 500 руб.

    Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

  7. «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ
  8. Коробочное решение: 59 700 руб.,

    Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работа с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке - 1440 руб./мес.

Эти программы различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения. Хотите узнать подробнее? Оставьте заявку, и наш специалист бесплатно вас проконсультирует.

Оставить заявку


Поделиться  

Не пропустите следующую статью!

Вступайте в клуб клиентов «ГЭНДАЛЬФ» и 2 раза в месяц получайте экспертные статьи, приглашения на мероприятия, полезные бизнес-советы и выгодные акции!