Маркировка товаров, которую государство хочет сделать обязательной для всех, несет важные изменения в работу бизнеса. Не меньше, чем онлайн-кассы. Например, это еще один шаг к повсеместному внедрению электронного документооборота (ЭДО). Электронный документооборот станет обязательным для всех, кто будет работать с маркировкой, – уже в 2020 году.
ЭДО – что это?
ЭДО, или электронный документооборот – это современная альтернатива бумажным документам. Обмениваться электронными документами выгоднее и быстрее.
Достаточно нажатия кнопки, чтобы любой из следующих документов тут же оказался у контрагента:
- Счет на оплату
- Универсальный передаточный документ (товарная накладная, акт, счет-фактура)
- Акт сверки
- Корректировки к названным выше документам
- Произвольные документы
Документы эти имеют такую же силу, как и бумажные, если подписаны электронной подписью.
Как связаны маркировка и ЭДО
ЭДО – еще один способ отследить движение товара и сделать его прозрачным. Производитель вместе с товаром отправляет электронный УПД оптовику, тот отправляет товар в розничный магазин – тоже вместе с электронным УПД. С точки зрения системы, где отслеживается движение товара, товар переходит покупателю, когда тот подтверждает полученную от поставщика электронную накладную.
Магазин, в свою очередь, продают товар и отправляют чеки через ОФД и покупателю. Данные о движении этих документов попадают в ЦРПТ – Центр развития перспективных технологий.
Зачем еще вам нужен электронный документооборот?
- Для оптимизации работы: создать электронный документ легче, чем бумажный. Не надо тратить время и ресурсы на печать, потом искать возможность заверить его. Электронный документ создается через программу, куда данные контрагента можно подтянуть автоматически, он сам заверяется электронной подписью и отправить контрагенту его можно нажатием одной кнопки.
- Для ускорения процессов: сроки подготовки и доставки электронного документа значительно меньше. Нажал кнопку – и электронный документ через пару минут уже в программе контрагента, даже если вы работаете с поставщиками и заказчиками по всей территории страны.
- Для экономии. Бумажному документу понадобится бумага, чернила принтера, конверт за 13 руб. и курьерская доставка от 100 руб. Электронный документ обойдется не дороже 10 руб. в зависимости от выбранного оператора.
- Для контроля документооборота: потерять электронный документ почти невозможно. При этом электронного документооборота (например, «1С-ЭДО»), позволяют проверить, получил ли документ контрагент, поставил ли подпись и т.д.
- Для надежности в хранении документов: отправленный электронный документ автоматически сохраняется в электронном архиве учетной программы, а в случае повреждения оборудования архив поможет восстановить оператор. Найти такой документ можно по ключевым реквизитам или словам за пару секунд.
Читайте также, что еще нужно для работы с маркировкой товаров на примере маркировки табака.
