Как контролировать возврат документов: ПО, которое решит проблемы

Представьте себе, что вы работаете в крупной компании, где ежедневно проходит огромный документооборот. Каждый день нужно следить за тем, какие документы пришли, какие ушли, какие нужно вернуть. Постоянно приходится обращаться в архив, чтобы найти нужный документ, а это занимает уйму времени. К тому же, некоторые документы могут теряться, что приводит к дополнительным проблемам и задержкам.

В результате контроль документооборота с контрагентами и внутри организации замедляется. Сотрудники тратят много времени на работу с документами вместо того чтобы заниматься более важными делами.

Контроль возврата документов в таких условиях становится жизненно необходимым.

Во-первых, это позволяет гарантировать полный возврат НДС. Если документы не вернутся вовремя, компания может упустить возможность получить налоговый вычет.

Во-вторых, в будущем могут возникнуть судебные разбирательства. И если у компании нет всех необходимых документов, будет сложно доказать, что работа или услуга действительно были выполнены. В таких случаях отсутствие документов может стоить компании больших денег и репутации.

Организация контроля возврата документов

Есть несколько способов организовать контроль документооборота:

• Ведение учета в Excel. Это самый простой и доступный метод. Можно создать таблицы и вручную вносить данные о каждом документе. Однако этот способ имеет свои недостатки: данные могут легко потеряться, а обновление информации требует много времени и усилий.
• Штрихкодирование. На документы наносятся штрихкоды, которые затем сканируются и регистрируются в системе. Это помогает быстрее находить нужные документы и отслеживать их перемещения.
• «Скан-архив». Документы сканируются и сохраняются в одном месте. Это позволяет легко искать и просматривать документы в любое время прямо в «1С». Такой метод существенно экономит место и время на поиск нужных бумаг.
• «Скан-архив» + ЭДО (электронный документооборот). Современное решение, которое включает в себя не только сканирование и архивирование документов с использованием программы «Скан-Архив», но и их обмен в электронном виде. Это позволяет быстро находить электронные документы и сканы бумажных в «1С» и ускорить процессы обмена и обработки данных.

Преимущества ПО

Использование специализированного программного обеспечения для контроля возврата документов имеет множество преимуществ, которые делают его лучшим выбором для крупных компаний.

• Сокращение времени: программное обеспечение позволяет автоматизировать все процессы, связанные с документооборотом. Это значительно сокращает время на обработку документов. Например, вручную обработка каждого документа может занять несколько минут, тогда как программа выполняет это за секунды. Благодаря автоматизации сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на более важных делах.
• Организация отчетов: с помощью специализированного ПО можно легко формировать отчеты и видеть всю ситуацию в реальном времени. Программа позволяет мгновенно получать доступ к нужной информации, создавать подробные отчеты о состоянии документооборота и выявлять узкие места. Это помогает руководству принимать обоснованные решения и своевременно реагировать на любые проблемы.
• Снижение нагрузки на сотрудников: программное обеспечение устраняет необходимость нанимать дополнительных сотрудников для ведения документооборота. Все задачи, которые раньше выполнялись вручную, теперь решаются с помощью программы. Это позволяет оптимизировать штат и снизить затраты на персонал. Кроме того, автоматизация уменьшает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и повышает общую эффективность работы.

Внедрение программы и необходимость обучения

Однако просто внедрить программу недостаточно. Сотрудников необходимо обучить работе с новым ПО, и вот почему это важно:

• Без надлежащего обучения сотрудники могут не знать всех возможностей и функций программы, что снижает ее эффективность. Например, если работник не знает, как пользоваться определенной функцией, он может продолжать выполнять задачи вручную, что сводит на нет преимущества автоматизации. Обучение помогает сотрудникам полностью освоить все инструменты и использовать их максимально эффективно.
• Если программа была адаптирована под конкретные нужды бизнеса, обучение от компании-разработчика особенно важно. Они смогут предоставить все необходимые знания и навыки, которые другая компания, не знакомая с модификациями, не сможет дать. Например, если в вашей компании используются специфические процессы или интеграции, разработчики смогут обучить ваших сотрудников именно этим особенностям.

Комплексное обучение от разработчиков

Компании, предлагающие программы, часто включают в свои услуги и обучение сотрудников. Это позволяет быстро и эффективно внедрить новое ПО и начать его полноценное использование. Обучение от разработчиков включает:

• Теоретическую часть: понимание основ работы программы, ее функционала и возможностей.
• Практическую часть: применение знаний на практике, выполнение реальных задач под руководством опытных инструкторов.
• Поддержку и консультации: возможность получить ответы на вопросы и помощь в решении возникающих проблем.

Контроль возврата документов в крупных компаниях – это не просто прихоть, а необходимое условие для успешной работы. Специализированное программное обеспечение помогает автоматизировать процессы, сократить время на обработку документов и избежать многих проблем.

Но для того чтобы все работало как надо, важно правильно внедрить программу и обучить сотрудников. Это позволит компании работать более эффективно и уверенно смотреть в будущее.