Эффективная работа информационных систем в «Премиум класс»

Меня зовут Андрей Тарадин, и я являюсь директором по развитию компании «Премиум класс».

ООО «Премиум класс» занимается продажей специализированного оборудования, техническим сопровождением и модернизацией предприятий уже 14 лет. На данный момент у нас 6 направлений деятельности, и мы являемся эксклюзивным дистрибьютором ряда иностранных компаний.

Компания «Премиум класс» показывает рост объемов продаж практически на протяжении всего времени своего существования, и на следующие годы у нас большие планы по развитию: расширение географии продаж и клиентской базы, увеличение штата сотрудников. Успешная реализация этих действий зависит, в том числе, и от эффективной работы наших информационных систем.

О нашем учете сейчас

Учет в компании ведется в 3 разных программах: «1С:Управление торговлей 11» (УТ), «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 (ЗУП), «1С:Бухгалтерия предприятия» ред. 2.0 (БП), между ними настроен обмен. У нас есть микропроизводство, есть закупки у поставщиков и реализация клиентам оптом и в розницу.

О нашем учете до настройки систем, его сложностях

База «Управление торговлей» была старой и доработанной, с массой лишней информации - задвоенной номенклатурой, контрагентами.

База «Бухгалтерия предприятия» не сходилась с «Управлением торговлей», отличалась даже номенклатура. В программе менеджеры по продажам делали заказы клиентам и реализации, склад делал сборку, финансовый директор загружала платежи. У всех были админские права. Кроме продаж и склада, никакие другие подсистемы не использовались.

Необходимо было устранить беспорядок в базе (убрать задвоение справочников) и наладить обмен с бухгалтерией, чтобы учет стал максимально прозрачным. Эти задачи были определены на самом первом этапе.

Помимо решения базовых проблем, хотели:

• Настроить ценообразование. Прайс очень сложный, мультивалютный. Менеджеры рассчитывали цены и скидки сами, процесс не контролировался. Нужно было настроить механизм ценообразования так, чтобы менеджер не мог редактировать цены вручную, при этом цена рассчитывалась предельно гибко. Важно было загружать прайсы поставщиков в базу и там их обрабатывать. Данные правила касаются и опта, и розницы.
• Автоматизировать процесс работы с поставщиками, чтобы менеджеры по продажам могли отслеживать поступление своего товара.
• Разделить права доступа.
• Формировать отчетность в базе. Контролировать доходы и расходы, формировать управленческий баланс, регулярно закрывать месяцы.
• Разработать дополнительную отчетность и печатные формы.

Главным условием при всем этом было – по максимуму использовать типовой функционал, чтобы программу можно было безболезненно обновлять.

О знакомстве с «ГЭНДАЛЬФом»

Сначала у нас был один подрядчик. Он не выполнял свои обязательства, с ним расстались. Потом другой - фрилансер. Столкнулись с тем, что у людей, с которыми работаешь неофициально, нет ответственности за результат. После приняли решение искать фирму франчайзи с хорошей репутацией - крупную, с опытными сотрудниками.

Позвонили в несколько известных франчайзи в Ростове, рассказали ситуацию, съездили на переговоры. У нас провели интервьюирование, составили план работ, дали оценку. Оценка, которую дал «ГЭНДАЛЬФ», казалась самой дорогой, а способы решения самыми сложными. Но! Они смогли защитить свою оценку, свои методы решения. Плюс в предложениях других франчей мы нашли слабые стороны. Определились – «ГЭНДАЛЬФ»! Составили ТЗ и договор с гарантией результата.

Вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФа» выполнили работы

1. Обновили существующие базы УТ и ЗУП до последних релизов.
2. Сделали свертку базы УТ, удалили все дубли, почистили справочники, привели структуру базы к виду, который был нам нужен.
3. Сделали чистую базу БП (т.к. старая совсем не стыковалась с торговлей), выгрузили в нее данные из УТ, настроили постоянный обмен УТ-БП, БП-ЗУП.
4. Доработали бизнес-процесс по продажам, включили в использование соглашения и договоры, чтобы задействовать максимум функционала программы.
5. Переработали процессы по закрытию месяца в компании. Разработали управленческие статьи доходов и расходов, стали вести учет авансовых отчетов, прочих доходов и расходов в программе. Теперь по результатам закрытия месяца в программе можно увидеть данные о деятельности всей фирмы в целом, не только продажи.
6. У нас было сформировано новое подразделение - отдел закупок, разработали должностную инструкцию, внедрили механизмы обеспечения заказов. Автоматизировали работу с поставщиками, формирование заказов по потребностям.
7. Большая работа проведена в области ценообразования. Для розницы доработали программу, чтобы розничная цена определялась сразу из 3-х прайсов (евро, доллары, рубли) и конвертировалась по актуальному курсу без участия продавца.
   Для гибкой настройки скидок разделили клиентов на сегменты, составили валютные соглашения, разработали свою обработку по загрузке прайсов поставщиков (евро, доллары, рубли).
8. Сделали гибкое разделение прав доступа, версионирование, чтобы пользователи не могли корректировать данные, которые не нужно, и чтобы отслеживать, кто «косячит».
9. Переработали справочник номенклатуры, включили использование свойств, доп. реквизитов и характеристик, сделали интеграцию с интернет-магазином. Теперь менеджерам гораздо удобнее работать со списком номенклатуры (а он у них очень большой, сложный и специфический).
10. Включили в работу кладовщиков. Организовали ордерный склад, совместно с фин. отделом наладили взаимодействие склада с менеджерами по продажам, чтобы кладовщики оперативно видели информацию об отгрузках.
11. Подключили и продолжаем поддерживать онлайн-кассу, настроили учет по ФЗ-54.
12. Доработали множество печатных форм для наших крупных клиентов и отчетов для эксклюзивных поставщиков.
13. В бухгалтерском учете проконтролировали закрытие месяцев и получили консультации по ведению учета в целом.
14. Провели аудит базы ЗУП, «ГЭНДАЛЬФ» помог корректно вести учет в расчете зарплаты и кадрах.

Работы по большинству указанных направлений еще ведутся. И хотя уже заметен ощутимый результат, задач предстоит сделать еще много.

В результате

1. Наши системы учета обновлены, все отчетные формы в актуальном состоянии.
2. Бухгалтерский учет и управленческая отчетность компании стали более прозрачными для нас, директоров.
   В бухгалтерском учете - бухгалтер не вводит первичную документацию, а сразу получает от менеджеров готовый документ через обмен.
   В управленческой отчетности - мы смогли проанализировать свои расходы, найти узкие места и теперь готовимся к внедрению бюджетирования для еще более четкого управления средствами.
3. Справочники стали более удобными и понятными, снижены требования к квалификации сотрудника при работе со сложной номенклатурой.
4. Цена автоматически проставляется в заказ в соответствии с актуальным курсом. Менеджеры используют прайс компании, не могут продавать по заниженным ценам без согласования.
5. Отдел закупок покупает то, что нужно для клиентов. На складе не содержится неликвид. Менеджеры по продажам могут самостоятельно и оперативно информировать клиентов о сроке поступления их заказа, делать резервирование.
6. Кассир кассы ККМ не указывает цены вручную. Цена проставляется автоматом, из нужного прайса и по актуальному курсу.
7. Финансовый директор получил уверенность в том, что компания соблюдает ценовую политику поставщиков (рекомендованные цены продажи).
8. Сотрудники несут ответственность за работу в базе и видят только ту информацию, которая нужна им в работе. Директора получили уверенность, что сотрудники работают по установленным стандартам. Нами завершается работа по доработке этих стандартов.
9. Проведенные преобразования сделали возможным создание интернет-магазина. Планы такие уже есть.
10. Ускорили отгрузку клиентам. Теперь склад отгружает оперативно, т.к. требования на отгрузку появляются онлайн. Менеджер, в свою очередь, оперативно следит за процессом отгрузки.
11. Сократилось время на составление ежемесячных отчетов поставщикам.
12. Была решена часть вопросов по ведению бухучета и расчета зарплаты.