«1С:Управление холдингом» в действии: как повысить экономию на закупках

Закупки сегодня – это не просто процесс приобретения товаров или услуг. Это сложная система, от которой напрямую зависит скорость работы всей компании, ее финансовая эффективность и уровень прозрачности. Особенно остро эти проблемы проявляются в больших организациях с тысячами сотрудников и огромным ассортиментом товарных позиций.

Если процесс закупок не налажен, возникают классические сложности: непонятно, где именно застряла заявка, когда придет товар, почему растут издержки и кто отвечает за задержки. Такое ощущение, что закупки – это черный ящик, в который все складывается, но никто не может разобраться.

В ответ на эти вызовы многие компании переходят к цифровизации процессов. Особенно важна сквозная автоматизация – от момента формирования заявки до поступления товара на склад. Это именно то, что реализуется в «1С:Управление холдингом» и в системах класса 1C:ERP. В «1С:Управление холдингом» стратегическое управление становится прозрачным, а ежедневные операции – контролируемыми и понятными.

Этот переход – не просто технический апгрейд, а новый уровень управления закупками, который позволяет:

• снизить риски ошибок и сбоев в работе;
• повысить скорость обработки заявок и принятия решений;
• улучшить взаимодействие между всеми участниками процесса;
• добиться значительной экономии на закупках и оптимизации затрат.

В дальнейшем мы подробно разберем, какие конкретные проблемы решает цифровизация закупок, как строится эффективный процесс, и какие инструменты делают работу проще и прозрачнее. Этот опыт особенно полезен тем, кто работает с большими объемами закупок и ищет способы сделать процесс управляемым и прозрачным.

Основные проблемы классического процесса закупок

В классическом подходе к закупкам часто возникают одни и те же сложности, которые делают процесс громоздким и непрозрачным. Данные разбросаны по разным системам и бумажным документам, а информация о состоянии заявок теряется или искажается. Заявитель не видит, что происходит с его заказом, закупщик не может быстро оценить свои задачи, а руководство – получить полную картину.

В результате появляются следующие проблемы

• Отсутствие прозрачности: никто не понимает, где именно застряла заявка, когда придет товар и кто отвечает за задержку.
• Ручной ввод данных и перенос из одной системы в другую приводит к ошибкам и дублированию информации.
• Нет единой базы, где хранились бы все документы и статусы – заявки, договора, конкурентные листы.
• Сроки и стоимость закупок не контролируются, что приводит к срывам и перерасходам.
• Отсутствие аналитики – компании сложно понять, кто работает эффективно, а кто тормозит процесс.
• Коммуникация между заявителями и закупщиками строится на почте и звонках, что замедляет решение вопросов и приводит к недопониманиям.

Все эти сложности мешают управлять закупками как единым процессом и снижают эффективность снабжения. Особенно заметно это в крупных компаниях с большими объемами заявок и сложной структурой – когда важна скорость и точность.

Именно эти трудности заставляют искать решение в сторону цифровизации и автоматизации – чтобы взять процесс под контроль, сделать его прозрачным и предсказуемым. На практике это значит, что каждая заявка, каждый договор и каждое действие должны фиксироваться в системе, доступной для всех участников, а не оставаться в «черном ящике».

Создание сквозного цифрового процесса закупки: от заявки до склада

Чтобы избавиться от хаоса и непонимания, нужна система, которая объединит все этапы закупок в единый, прозрачный и контролируемый процесс. Именно так работает сквозной цифровой процесс – он связывает создание заявки, ее обработку, выбор поставщика, заключение договора и поступление товара на склад в единой платформе.

Этот процесс выстроен таким образом, чтобы компания могла контролировать закупки полностью – от первого шага до финального. При этом цифровизация не только упрощает работу, но и позволяет управлять закупочной деятельностью стратегически, обеспечивая рост эффективности и экономии.

Что в итоге компания получает?

• Прозрачность и предсказуемость – каждый знает, что и когда должно быть сделано.
• Автоматический контроль сроков и стоимости – чтобы избежать просрочек и лишних затрат.
• Возможность быстро реагировать на изменения – переназначать задачи, согласовывать замены товаров и корректировать планы.

Создание сквозного процесса – это основа, без которой невозможно построить современную систему закупок, позволяющую работать быстро и без сбоев.

Личные кабинеты для участников процесса: заявитель, закупщик, начальник отдела снабжения

Одним из ключевых решений для удобства и прозрачности стали личные кабинеты – специальные интерфейсы, адаптированные под разные роли в закупочном процессе. Это как личный рабочий стол, где каждый участник видит только нужную ему информацию и инструменты для работы.

• Личный кабинет заявителя позволяет создавать и отправлять заявки на закупку, отслеживать их статус и сроки поставки. Важный момент – здесь есть автоматические проверки: например, система не позволит указать нереальный срок доставки, что предотвращает ошибки еще на этапе планирования.
• Личный кабинет закупщика – это инструмент для управления заявками, их проверки, формирования закупочных процедур и выбора поставщиков. Закупщик видит всю цепочку заявки, от принятия до заключения договора, и может оперативно общаться с заявителем в одном окне – уточнять детали или согласовывать замену товара.
• Личный кабинет начальника отдела снабжения помогает распределять заявки между сотрудниками, контролировать сроки исполнения и при необходимости заменять исполнителей. Такой контроль позволяет быстро реагировать на непредвиденные ситуации и гарантировать, что все заявки будут обработаны вовремя.

Такие кабинеты делают процесс закупок похожим на удобный онлайн-сервис, где каждый участник точно знает, что ему делать, а руководители видят всю картину целиком. Благодаря этому уменьшается количество ошибок, ускоряется обработка заявок и улучшается коммуникация внутри команды.

Автоматизация контроля параметров заявок и управление коммуникацией

Одно из самых заметных изменений после цифровизации закупок – это то, насколько проще стало управлять деталями. Если раньше заявки заполнялись вручную и могли содержать массу неточностей, то теперь система сразу подсказывает, где ошибка, и не даст отправить заявку, которую невозможно исполнить в срок.

Что именно автоматизировано

• Контроль сроков поставки: система рассчитывает минимально возможную дату и не позволяет указать заведомо нереалистичный срок. Это защищает закупщика от заявок, которые он физически не сможет исполнить вовремя.
• Проверка цен: если заявитель указывает цену, не совпадающую с ориентировочной или рыночной, закупщик увидит это сразу и может запросить уточнение.
• Отправка на доработку: если данные заявки неполные или некорректные, ее можно вернуть на доработку прямо в системе – без писем, звонков и лишней суеты.

Например, если поставщик предлагает аналог товара, которого нет в наличии, закупщик может отправить это предложение заявителю напрямую через интерфейс и получить согласование. Пока заявитель не подтвердит замену – закупка не продолжится. Это защищает от ситуаций, когда на склад приходит то, что никто не заказывал.

В результате

• Все участники процесса видят одно и то же – никаких «потерянных писем» и недопонимания.
• Снижается нагрузка на коммуникацию, поскольку все происходит в одном окне.
• Повышается точность и качество заявок уже на входе в службу снабжения.

Такой подход позволяет не просто ускорить процесс, а сделать его точным, контролируемым и понятным, что особенно важно в масштабных закупках с большим количеством участников.

Инструменты закупщика для эффективного выбора поставщика

Закупщик в новой системе получает целый набор инструментов, которые позволяют не просто обрабатывать заявки, а принимать взвешенные решения и выбирать поставщиков максимально эффективно.

Первое, что становится доступно – это возможность формировать закупочные процедуры прямо в системе. Они включают все детали: предмет закупки, сроки, условия и требования к поставщикам.

Одним из самых ценных инструментов является конкурентный лист – он помогает оценивать предложения от разных поставщиков по нескольким параметрам:

Система автоматически рассчитывает ранги поставщиков, помогая быстро выделить тех, кто наиболее надежен и выгоден.

Если возникает ситуация, когда закупка должна проходить без альтернатив (например, из-за специфики товара), закупщик может оформить запрос на особый режим закупки – тоже в системе, с фиксацией всех условий.

В совокупности эти инструменты дают закупщикам возможность не просто реагировать на заявки, а грамотно планировать, оценивать и контролировать весь цикл выбора поставщиков.

Интеграция с электронной торговой площадкой и импорт из внешних источников

Еще один важный шаг к повышению эффективности закупок – это интеграция с электронной торговой площадкой (ЭТП) и возможность работы с внешними файлами. В реальной практике закупщиков зачастую приходится одновременно работать и с внутренними системами компании, и с площадками для проведения тендеров и запросов коммерческих предложений.

Внедренная интеграция позволяет:

• автоматически выгружать закупочные процедуры из системы 1С на ЭТП. Это значит, что не нужно вручную переносить данные, что существенно снижает вероятность ошибок и экономит время.
• импортировать коммерческие предложения от поставщиков из Excel и напрямую из ЭТП обратно в систему «1С». Благодаря этому закупщик видит всю информацию в одном окне, может быстро сравнивать предложения и формировать конкурентный лист без дополнительного ручного ввода.
• использовать web-сервисы для обмена данными, что открывает возможности для более глубокой автоматизации и сокращения времени на подготовку и публикацию закупок.

Для крупного холдинга с множеством заявок и поставщиков такая интеграция становится не просто удобством, а жизненно необходимым инструментом для поддержания высокой скорости и качества закупочной деятельности.

Развитая аналитика и отчетность как ключ к управлению закупками

Одна из главных ценностей цифровой системы – возможность собирать и анализировать данные о закупках в удобном и наглядном виде. В современных решениях предусмотрено создание множества аналитических отчетов, которые помогают оценить эффективность работы и принимать грамотные управленческие решения.

В числе доступных отчетов

• Анализ времени цикла закупки – сколько времени уходит от подачи заявки до получения товара на склад. Это позволяет выявлять узкие места и снижать задержки.
• Статусы исполнения заявок – контроль того, на каком этапе находится каждая заявка, и какие заявки требуют внимания.
• Производительность труда закупщиков – кто справляется с нагрузкой быстрее, а кто нуждается в дополнительной поддержке.
• Экономия на ценах закупки – оценка фактической экономии по сравнению со среднерыночными ценами.

Без развитой аналитики компания рискует терять контроль над закупками, упуская возможности для оптимизации и повышения эффективности. А в «1С:Управление холдингом» стратегическое управление становится именно таким – основанным на реальных данных, а не на догадках.

Реальные результаты и экономический эффект от цифровизации

Переход на цифровую систему закупок – это не только про удобство и контроль, но и про конкретные, измеримые результаты, которые влияют на финансовое состояние компании и ее операционную эффективность.

В компании, которая внедрила такой процесс с помощью «1С:Управление холдингом», удалось добиться следующих ключевых показателей:

1. Сокращение времени оформления закупки с 34 до 25 дней – это экономия почти недели на каждой закупочной процедуре. Такой эффект достигнут благодаря:
   • Оперативному перераспределению заявок между закупщиками в зависимости от их загрузки.
   • Быстрой идентификации «зависших» заявок, которые требуют вмешательства руководства.
2. Увеличение экономии на закупках с 10% до 22% по сравнению со средними рыночными ценами. Эта цифра отражает разницу между фактическими суммами контрактов и средними значениями по конкурентным листам – благодаря более прозрачному и объективному выбору поставщиков.
3. Оптимизация трудозатрат: раньше закупщики работали с формами Excel и бумажными документами с периодичностью раз в неделю, а теперь отчеты формируются автоматически и обновляются ежедневно, что снижает время на рутинные операции и позволяет сосредоточиться на стратегических задачах.
4. Повышение контроля по финансовым потокам: увеличилось среднее количество дней отсрочки платежа (срочка), что улучшает управление оборотным капиталом и положительно сказывается на ликвидности компании.
5. Снижение доли товарных позиций с предоплатой и соответственно рост доли постоплат, что позволяет более гибко выстраивать условия с поставщиками и снижать финансовые риски.

Перспективы развития и будущее цифровых закупок

Цифровизация закупок – это не конечная точка, а старт для постоянного улучшения процессов. В компаниях, которые уже внедрили «1С:Управление холдингом», в планах следующие ключевые направления развития, которые сделают управление закупками еще более эффективным и современным.

1. Полная автоматизация процесса от планирования закупок до оплаты – интеграция всех этапов, начиная с формирования заявки и заканчивая платежами, что позволяет контролировать бюджет и денежные потоки в единой системе.
2. Личный кабинет поставщика – удобный сервис для прямого взаимодействия с поставщиками, обмена документами и оперативного согласования, что значительно сокращает время и снижает количество ошибок.
3. Интеграция с графиками реализации инвестиционных проектов и технического обслуживания – возможность точно планировать закупки в зависимости от этапов проектов и обслуживания оборудования, обеспечивая согласованность действий между подразделениями.
4. Переход к визуальному отображению данных – использование графиков и диаграмм в личных кабинетах и аналитических отчетах, чтобы быстрее воспринимать информацию и оперативно принимать решения.

В итоге цифровые закупки превращаются не просто в автоматизацию рутинных операций, а в инструмент стратегического управления, который помогает компаниям повышать эффективность и конкурентоспособность.