Как пройти налоговую проверку организации с электронным документооборотом

Обмен электронными документами с контрагентами позволяет сделать работу бухгалтерии намного
проще и быстрее. Но не все спешат воспользоваться современными возможностями, потому что не знают,
как проходят налоговые или камеральные проверки в организации, которая использует электронные документы (ЭД). В этой статье мы рассмотрим 3 самых популярных вопроса, ответы на которые позволят вам быть в курсе некоторых тонкостей налоговой проверки
электронных документов.

1. Как подготовить электронные документы к налоговой или камеральной проверке?

Освежите в памяти виды проверки бумажных документов, которые применяются к ЭД:

• формальная – визуальная оценка, которая включает проверку заполнения реквизитов, наличия номера и даты, подписей и других визуально различимых признаков;
• арифметическая – оценка правильности подсчетов и выявление ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий;
• правовая – проверка самих операций на соответствие законодательству;
• проверка достоверности сведений – проверка соответствия сведений тем хозяйственным фактам, которые происходили в организации.

Обратите внимание, что понятие документа и аспекты его проверки не изменились, изменился лишь их носитель. Поэтому не стоит считать электронный документы чем-то новым и неизведанным.

Проверьте сроки хранения ваших документов:

Требования к хранению документов на бумаге также относятся и к документам в электронном виде:

• счета-фактуры нужно хранить в течение 4-х лет;
• первичные бухгалтерские документы и средства воспроизведения этих документов – не менее 5-ти лет с года последней отчетности;
• журналы учета, книги покупок и книги продаж – не менее 4-х лет со дня последней записи в них.

2. Как и в каком формате нужно хранить электронные документы?

Выберите наиболее подходящий вам из 2-х способов хранения:

• локальное хранение ЭД (документы хранятся у вас на компьютере или съемных носителях);
• хранение в облаке (при помощи специального сервиса на защищенном сервере другой организации).

Основным форматом хранения табличного документа «1С:Предприятия» является формат .mxl. В этом формате должны храниться счета-фактуры, акты и товарные накладные. Чтобы продемонстрировать содержание документа при проверке, нужно сохранить его печатную форму, например, в формате .pdf. Советуем хранить и сертификат электронной подписи, которой был заверен документ (даже если он действует в течение года, а документ должен храниться 5 лет).

3. Как обычно происходит процесс налоговой или камеральной проверки в организации с ЭДО?

Многие переживают, что для проверки ЭД необходимо предоставить проверяющему из ФНС в пользование компьютер, за которым работает бухгалтер. Избежать этого легко:

• организуйте хранение документов с оперативным к ним доступом (ваш носитель или облако);
• подготовьте для инспектора рабочее место (компьютер с программным обеспечением для просмотра документов и ограниченными правами доступа, если требуется).

Не стоит бояться использовать электронные документы. Проверки в организациях с ЭДО проходят согласно нормативной базе, которая касается бумажных документов, а здесь нет ничего, чего вы бы не знали ранее. Не отказывайте себе в удовольствии избавиться от пыльных бумаг и забитых папками стеллажей!

Если вы побороли сомнения и решили подключить электронный документооборот, обратите внимание на сервис «1С-ЭДО», который разработан специально для пользователей «1С». Он позволяет обмениваться документами прямо из вашей учетной системы. Получите консультацию по подключению сервиса у официального партнера «1С» в Ростове-на-Дону по телефону: (863) 300-1000!